Har sjefen rett til å lese eposten din?

Det kan være vanskelig å vite hvor grensen mellom arbeidsgivers rett til innsyn og ditt privatliv går. I utgangspunktet har du krav på både ytringsfrihet og privatliv på jobb, men arbeidsgiver kan i noen tilfeller kreve innsyn – da med hensyn til personopplysningsloven.

– Det kan foretas innsyn dersom det er begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-post medfører grovt brudd på arbeidsforholdets plikter, eller at bruken av epostkassen kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed. Det andre unntaket er dersom det nødvendig med innsyn for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten, forteller Frode Rognsaa, advokat i Tekna.

Advokat i Tekna, Frode Rognsaa

Førstnevnte situasjon kan eksempelvis oppstå dersom arbeidstaker bruker e-posten sin til å gjennomføre straffbare handlinger eller trakassere kolleger.

Situasjon nummer to kan oppstå dersom en sentral ansatt for eksempel er langtidssykemeldt og ikke har mulighet til å overlevere viktig informasjon som trengs på arbeidsplassen.

Våre jurister hjelper deg 

Tekna-medlemmer kan få gratis hjelp av Teknas advokater med saker både om arbeidsrett og privatrett. 

Det lønner seg å være Tekna-medlem

Spar mye penger på bank, forsikring og pensjon, og hold deg oppdatert med vårt faglige tilbud. Vi hjelper deg med juridiske utfordringer både på jobben og privat, og er din støttespiller gjennom hele karrieren.

Bruk privat e-post til privat kommunikasjon

Innsyn kan kreves i alt utstyr du har fått fra arbeidsgiveren din. For eksempel innhold på maskinen og telefonen, som sms, datatrafikk på mobilen, dokumenter på personlig brukerområde og sikkerhetskopier. Privateid pc, mobil, e-post og sosiale medier faller utenfor.

Private e-postkasser, det vil si e-postkonto som er opprettet utenfor jobb, omfattes ikke av innsynsretten. Har du for eksempel en gmail-konto, yahoo eller hotmail-konto, kan det ikke foretas lovlig innsyn. Har du behov for privat kommunikasjon på jobb, bør du derfor vurdere å bruke en e-post utenfor bedriftens kontroll.

-- Les mer om rettigheter og sosiale medier

Gjennomføringen av innsyn

Som nevnt er det altså et vilkår at selve innsynet er nødvendig. Det betyr at dersom informasjonen kan skaffes på en annen måte, er ikke vilkåret for innsyn oppfylt. Dersom e-posten det ønskes innsyn i kan skaffes fra mottaker, er arbeidsgiveren nødt til å benytte seg av denne muligheten først. I de tilfellene arbeidsgiver faktisk benytter seg av innsynsretten, er det likevel noen retningslinjer som gjelder.

– Arbeidsgiver skal, så langt det er mulig, varsle den ansatte om at det planlegges å gjennomføre innsyn. Den ansatte bør da få en begrunnelse for hvorfor arbeidsgiver mener at vilkårene for innsyn er oppfylt samt tid og sted for innsynet. Det bør alltid gis anledning til å ta med en tillitsvalgt under innsynet som gjøres. I tillegg må selvsagt personopplysningslovens regler for innsamling, bruk og gjenbruk av data respekteres. Det må også informeres om den ansattes rettigheter, forteller Rognsaa.

Dersom det er fare for bevisforspillelse, kan arbeidsgiver unnlate å varsle arbeidstaker, men dette må da begrunnes særskilt. Da stilles det også større krav til begrunnelsen for gjennomføringen, arbeidsgiver må dokumentere at det faktisk foreligger grunnlag for innsyn.

Det er verdt å merke seg at du som ansatt ikke har rett til å samtykke til innsyn på forhånd. Dersom arbeidsgiveren din ønsker innsyn, må et av de to ovennevnte vilkårene være oppfylt. Det er likevel ingenting i veien for at du i tilfelle frivillig ber om at innsyn foretas, dersom du for eksempel ønsker å utelukke deg selv fra mistanke. 

-- Les mer om oppsigelse