Det kan være vanskelig å vite hvor grensen mellom arbeidsgivers rett til innsyn og ditt privatliv går. I utgangspunktet har du krav på både ytringsfrihet og privatliv på jobb, men arbeidsgiver kan i noen tilfeller kreve innsyn – da med hensyn til personopplysningsloven.
– Det kan foretas innsyn dersom det er begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-post medfører grovt brudd på arbeidsforholdets plikter, eller at bruken av epostkassen kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed. Det andre unntaket er dersom det nødvendig med innsyn for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten, forteller Frode Rognsaa, advokat i Tekna.
Førstnevnte situasjon kan eksempelvis oppstå dersom arbeidstaker bruker e-posten sin til å gjennomføre straffbare handlinger eller trakassere kolleger.
Situasjon nummer to kan oppstå dersom en sentral ansatt for eksempel er langtidssykemeldt og ikke har mulighet til å overlevere viktig informasjon som trengs på arbeidsplassen.
Bruk privat e-post til privat kommunikasjon
– Bruk privat e-post til privat kommunikasjon, sier Teknas advokat.
Innsyn kan kreves i alt utstyr du har fått fra arbeidsgiveren din. For eksempel innhold på maskinen og telefonen, som sms, datatrafikk på mobilen, dokumenter på personlig brukerområde og sikkerhetskopier. Privateid pc, mobil, e-post og sosiale medier faller utenfor.
Private e-postkasser, det vil si e-postkonto som er opprettet utenfor jobb, omfattes ikke av innsynsretten. Har du for eksempel en gmail-konto, yahoo eller hotmail-konto, kan det ikke foretas lovlig innsyn. Har du behov for privat kommunikasjon på jobb, bør du derfor vurdere å bruke en e-post utenfor bedriftens kontroll.
Les mer om rettigheter og sosiale medier
Det er viktige betingelser som må oppfylles for innsyn.
Arbeidsgiver kan ikke uten videre sjekke arbeidstakers e-post eller informasjon som er lagret på andre elektroniske kommunikasjonsmidler, som for eksempel mobiltelefon.
Når innsyn er lov og hvordan arbeidsgiver i så fall skal gå frem, er regulert i en egen forskrift. Forskriften oppstiller noen viktige vilkår for innsyn som vil bli nærmere forklart nedenfor. Reglene gjelder også for arbeidsgivers rett til å gå inn på arbeidstakers personlige område på bedriftens dataserver eller foreta innsyn i annet elektronisk utstyr. Forskriften gjelder for både tidligere og nåværende arbeidstakere
Når kan innsyn foretas?
Et grunnleggende vilkår for innsyn er at det må være nødvendig for et bestemt formål. Hvis bedriftens driftsinteresser kan ivaretas på annen og mindre inngripende måte, vil innsyn ikke være nødvendig, og er da heller ikke lov.
1) Når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften
Dette kan typisk være hvis arbeidstakeren er borte fra jobb og det er god grunn til å tro at det er kommet jobbrelaterte meldinger i e-postkassen som arbeidsgiver trenger av driftshensyn. Tiden arbeidsgiver har til rådighet har stor betydning, og korte akseptfrister kan begrunne innsyn selv ved kortere fravær. Har arbeidstaker sørget for videresending av jobbrelatert e-post eller automatisk svar med opplysning om hvor jobbrelatert e-post skal sendes under fraværet, så kan det tale imot at innsyn er nødvendig.
2) Når det er nødvendig for å ivareta andre berettigede interesser ved virksomheten.
Berettigede interesser kan for eksempel være nødvendigheten av å drive virksomheten effektivt og forsvarlig, eller å beskytte seg mot skade eller ansvar. Målestokken er hva en normalt anser som legitime hensyn ved en type virksomhet, noe som vil kunne variere fra bransje til bransje og beror på en skjønnsmessig vurdering.
3) Ved begrunnet mistanke om at bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet
Pliktbruddet må være grovt. Kravet vil typisk være oppfylt dersom e-postkassen brukes til å utføre straffbare forhold eller brudd på arbeidsrettslige plikter og normer, for eksempel brudd på taushetsplikt eller at den ansatte laster ned bilder av utuktig omgang med barn (barnepornografi).
4) Ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed
Dette kan omfatte både straffbare handlinger og handlinger som ikke er straffbare, men som åpenbart ikke er i virksomhetens interesse. Som eksempel kan nevnes at e-posten brukes til trakassering av kolleger eller til utsending av spam eller e-post med skadelig innhold.
Det er arbeidsgiver som må bevise at det er grunnlag for slike mistanker som nevnt ovenfor.
Retten til innsyn gjelder ikke i privat utstyr
Reglene gjelder kun for innsyn i kommunikasjonsmidler og utstyr som er stilt til arbeidstakers disposisjon til bruk i arbeidet. Arbeidsgivers rett til innsyn gjelder dermed ikke i utstyr som arbeidstaker eier selv. Dette betyr at arbeidsgiver ikke har rett til innsyn i innhold som er lagret på arbeidstakers private datamaskin, selv om den fra tid til annen skulle brukes i jobbsammenheng. Det samme gjelder privat telefon, private e-postkontoer og lukkede profiler på sosiale medier.
Arbeidsgiver må varsle om innsynet
Arbeidstakeren skal så langt mulig varsles før innsyn og få anledning til å uttale seg før innsyn blir gjennomført.
Varselet skal inneholde informasjon om:
- Hvorfor vilkårene for innsyn anses oppfylt
- Hvilke rettigheter arbeidstakeren har etter forskriften
Arbeidstakeren skal så langt mulig gis anledning til å være tilstede under innsynet og har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant. Arbeidstakeren kan imidlertid fritt avstå fra å være tilstede eller fra å ha noen representant.
Hvis innsyn skjer uten forutgående varsel, for eksempel om arbeidsgiver ikke rekker å varsle før innsyn eller den ansatte ikke er mulig å få tak i, skal den ansatte underrettes i etterkant av innsynet.
Underretningen skal inneholde informasjon om:
- Hvorfor vilkårene for innsyn anses som oppfylt
- Hvilke rettigheter arbeidstakeren har etter forskriften
- Hvilken metode som er benyttet ved innsynet
- Hvilke e-poster eller andre dokumenter som er åpnet samt
- Resultatet av innsynet
Gjennomføringen av innsyn
Som nevnt er det altså et vilkår at selve innsynet er nødvendig. Det betyr at dersom informasjonen kan skaffes på en annen måte, er ikke vilkåret for innsyn oppfylt. Dersom e-posten det ønskes innsyn i kan skaffes fra mottaker, er arbeidsgiveren nødt til å benytte seg av denne muligheten først. I de tilfellene arbeidsgiver faktisk benytter seg av innsynsretten, er det likevel noen retningslinjer som gjelder.
– Arbeidsgiver skal, så langt det er mulig, varsle den ansatte om at det planlegges å gjennomføre innsyn. Den ansatte bør da få en begrunnelse for hvorfor arbeidsgiver mener at vilkårene for innsyn er oppfylt samt tid og sted for innsynet. Det bør alltid gis anledning til å ta med en tillitsvalgt under innsynet som gjøres. I tillegg må selvsagt personopplysningslovens regler for innsamling, bruk og gjenbruk av data respekteres. Det må også informeres om den ansattes rettigheter, forteller Rognsaa.
Dersom det er fare for bevisforspillelse, kan arbeidsgiver unnlate å varsle arbeidstaker, men dette må da begrunnes særskilt. Da stilles det også større krav til begrunnelsen for gjennomføringen, arbeidsgiver må dokumentere at det faktisk foreligger grunnlag for innsyn.
Det er verdt å merke seg at du som ansatt ikke har rett til å samtykke til innsyn på forhånd. Dersom arbeidsgiveren din ønsker innsyn, må et av de to ovennevnte vilkårene være oppfylt. Det er likevel ingenting i veien for at du i tilfelle frivillig ber om at innsyn foretas, dersom du for eksempel ønsker å utelukke deg selv fra mistanke.
Sletting av data når arbeidstaker slutter
Hovedregelen er at når arbeidsforholdet avsluttes skal arbeidstakers e-postkasse mv. også avsluttes. Innhold som ikke lenger er nødvendig for den daglige driften skal slettes innen rimelig tid. Ifølge Datatilsynet innebærer dette en frist på seks måneder etter fratredelse.
Det er ikke lov å fastsette instruks eller inngå avtaler om innsyn som fraviker reglene til ugunst for arbeidstaker. Hva som er til ugunst for arbeidstakeren må vurderes konkret. Regler som gir arbeidsgiver større adgang til innsyn vil som hovedregel være til ugunst for arbeidstakeren.
Særlig om studenter
Reglene gjelder som utgangspunkt også for studenter som har fått tildelt e-postkasse ved universiteter og høyskoler. Det skal her som regel mye til for at innsyn kan anses nødvendig for å ivareta den daglige driften av institusjonen. Vilkårene for innsyn vil derimot kunne være oppfylt der det foreligger begrunnet mistanke om at studenters bruk av e-postkasse medfører grovt brudd på de plikter som følger av forholdet mellom institusjon og student, eller kan gi grunnlag for utestengning eller bortvisning.
Du kan lese mer om temaet på Datatilsynets hjemmesider, som også har utarbeidet en egen veileder om personvern på arbeidsplassen.
Juridiske spørsmål og svar
Har du juridiske spørsmål knyttet til arbeidsliv? Våre jurister har svar på vanlige spørsmål.
