Fjernarbeid

Det mest aktuelle stedet å utføre fjernarbeid vil for Teknas medlemmer være arbeidstakers hjem. Andre steder kan være aktuelle ved reiser og annen utplassering etc. Man kan videre tenke seg kontorsentraler som arbeidstaker kan knytte seg til.

Regler om fjernarbeid

Arbeidsmiljøloven og den enkeltes arbeidsavtale utgjør rammen for avtaler om fjernarbeid mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Det er gitt en egen forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem. I tillegg har partene i arbeidslivet på europeisk nivå i 2002 inngått en rammeavtale om fjernarbeid. På denne bakgrunn er det utarbeidet retningslinjer for oppstart og praktisering av fjernarbeid. Disse retningslinjene er tiltrådt av følgende organisasjoner: NHO, Virke (tidligere HSH), KS, Spekter (tidligere NAVO), LO, YS, Unio, Akademikerne og NITO.

Våre jurister hjelper deg 

Tekna-medlemmer kan få gratis hjelp av Teknas advokater med saker både om arbeidsrett og privatrett. 

Det lønner seg å være Tekna-medlem

Spar mye penger på bank, forsikring og pensjon, og hold deg oppdatert med vårt faglige tilbud. Vi hjelper deg med juridiske utfordringer både på jobben og privat, og er din støttespiller gjennom hele karrieren.

Frivillighet

Fjernarbeid er frivillig for den berørte arbeidstaker og arbeidsgiver.
Dersom fjernarbeid ikke er en del av den opprinnelige arbeidsavtalen, kan verken arbeidstaker eller arbeidsgiver ensidig kreve at det inngås avtale om fjernarbeid. Avtale om fjernarbeid kan endres eller opphøre ved ny avtale.

Forutsetninger for at fjernarbeid skal fungere godt

Til fjernarbeid er det knyttet fordeler og ulemper for både arbeidsgiver og arbeidstaker. Gevinstpotensialet ved fjernarbeid; økt fleksibilitet, har en rekke forskjellige positive virkninger. Men slike forbedringer oppnås ikke uten at partene har nødvendig tillit til hverandre. Tilliten må være forankret i felles virkelighetsoppfatning, enighet eller konsensus om problematikken. Dette må være tilfelle både mht. målsetting for bruk av fjernarbeid (er det f eks et tiltak for å gjøre det mer attraktivt å være arbeidstaker - rekruttering) og praktiseringen av ordningen (f eks en gruppe nedsatt i den enkelte virksomheten som evaluerer ordningen jevnlig).

Det er først når man har etablert en avtale som skal praktiseres at de virkelige utfordringene kommer. Et bevisst forhold mellom partene til utfordringene ved fjernarbeid vil kunne virke forebyggende overfor risikosidene ved slike arbeidsformer.

Den aktive tilretteleggingen og oppfølgingen bør i størst mulig grad gjøres lokalt. For å kunne gi hensiktsmessig veiledning er det verdifullt for Tekna sentralt å få tilbakemeldinger fra medlemmers erfaringer med utforming og oppfølging av fjernarbeidsavtaler.

Momenter til retningslinjer og avtaler om fjernarbeid

Reguleringsbehovet vil variere fra virksomhet til virksomhet. En måte er å ha noen generelle retningslinjer på virksomhetsnivå kombinert med individuelle avtaler for den enkelte arbeidstaker. En slik todeling anses fordelaktig ut fra et ønske om så langt som mulig å utforme felles vilkår for fjernarbeid i en virksomhet, samtidig som det vil være påkrevet med individuell regulering ut i fra den enkeltes arbeidsoppgaver og arbeidssituasjon.

Nedenfor illustreres noen forhold det er viktig å vurdere ved etablering av retningslinjer og avtaler om fjernarbeid. Hvilke av disse to kategoriene de enkelte underpunkter hører mest naturlig hjemme i, må avgjøres ut i fra den enkelte virksomhets behov og i partenes felles forståelse.

Definisjon Eks: Med fjernarbeid menes arbeid som utføres av arbeidstaker for arbeidsgiver på et annet sted enn virksomhetens, f eks i arbeidstakers hjem.

Motiver for å bruke fjernarbeid

Fjernarbeid bør baseres på, og være et virkemiddel som reflekterer virksomhetens målsetting, planer og bedriftskultur.

For arbeidstaker:

• livssituasjon (omsorg mv), reisevei, fleksibel arbeidstid, større selvstendighet, interesse for ny teknologi, rehabilitering etter sykdom.

For arbeidsgiver:

• organisatorisk endring, kostnadsreduksjon, rekruttering og turnover - fleksible arbeidsvilkår, produktivitet, rehabilitering, redusert sårbarhet.

Et eget spørsmål er om retningslinjene også skal omhandle hvilke arbeidstakere som skal komme inn under ordningen.

Anbefalte premisser for fjernarbeid

Avtaler om fjernarbeid skal inngås skriftlig.

Fjernarbeiderens arbeidsbyrde og krav til arbeidets utførelse skal være tilsvarende de krav som stilles til sammenlignbare stillinger der arbeidet utføres i arbeidsgivers lokaler. Behov for, og bruk av fjernarbeid drøftes med tillitsvalgte før avtaleinngåelse og iverksettelse. Tilsvarende skal tillitsvalgte delta i evaluering av hvordan fjernarbeid praktiseres i virksomheten.

Fjernarbeid er frivillig. Arbeidstaker skal ha rett til å tre tilbake til ordinær arbeidssituasjon. Premissene for å gå tilbake til "normalt" arbeid ("oppsigelsestid", tilbakelevering av utstyr mv) bør være fastsatt på forhånd.
Arbeidstaker som utfører fjernarbeid omfattes av det lov- og avtaleverk som gjelder for den "alminnelige" stillingen vedkommende er ansatt i, unntagen der det er avtalt noe annet.

Fjernarbeid forutsetter ekstern kontorplass. Ved arbeid hjemmefra beslaglegges noe plass til kontor og tilhørende utstyr. Partene må avklare hvilke utgifter til etablering og drift av kontoret som arbeidsgiver er ansvarlig for.

Fjernarbeid skal ikke virke negativt med hensyn til arbeidstakers adgang til velferdsgoder, permisjon, lønnsutvikling, pensjonsrettigheter, karriere eller faktiske stillingsvern, herunder permittering.

Partene må bevisstgjøres hvilke utfordringer fjernarbeid medfører for å sikre forhold som tilhørighet, kommunikasjon og verdigrunnlag. Arbeidstaker skal sikres nødvendig faglig opplæring og oppdatering.

Den faglige og sosiale kontakt må sikres. Tiltak for å motvirke blant annet isoleringseffekten skal vurderes - sosiale arrangementer får økt betydning.

Nyansatte - tilstede i virksomheten en periode før fjernarbeid er aktuelt. Ekstra sikring av gruppetilhørighet, læring, sosialisering og bedriftskultur.

Arbeidstiden skal organiseres slik at det tas hensyn til virksomhetens og arbeidstakers situasjon. Nye og endrede krav til fleksible løsninger (eks arbeidstakers livsfaser - virksomhetens konkurranseforhold) tilsier regulering som kan angå: overtid (vilkår, registrering, kompensasjon); avspasering; ferieavvikling; kjernetid (tilgjengelighet); arbeid i helgene; og hvordan avvik fra den avtalte arbeidstidsordningen skal håndteres.

Forhold til avklaring

• Beregning av arbeidstid - økt frihet i arbeidsutførelsen - valg av tidspunkt
• Vilkår for å arbeide overtid, herunder hva regnes som overtid. Fjernarbeid skal ikke innebære at ansvar skyves over på arbeidstaker. - Hvordan unngå merbelastning i forhold til den normale arbeidssituasjonen.

Arbeidsforholdet ved sykdom;

• arbeidstakers egen sykdom
• ved omsorgsfravær;
• varsling om arbeidsuførhet (sykdom) og omsorgsbehov
• arbeid ved delvis arbeidsuførhet
• fjernarbeid som virkemiddel ved rehabilitering
• avgrensningen av arbeidsplikten ved omsorgsfravær

Det er viktig å sikre arbeidstaker nødvendig fri ved situasjoner som ellers gir vedkommende anledning til å ikke arbeide, selv om en del arbeidsoppgaver er mer tilgjengelige hjemmefra.

Arbeidsforholdet ved omsorgspermisjon, herunder foreldrepermisjon;

• sikre gjennomføring av rett til redusert stilling
• sikre gjennomføring av rett til tidskontoordning

Internkontroll - Helse, miljø og sikkerhet (HMS)

Arbeidsgiver har et overordnet ansvar for arbeidsmiljøet, også ved hjemmekontor hvor arbeidsplassen, av hensyn til private forhold, ikke fullt ut kan være gjenstand for slik gjennomgående kontroll som blant annet Arbeidstilsynet kan gjennomføre ved besøk i virksomheten. HMS tiltak kan likevel rent praktisk gjennomføres ved at virksomheten inkluderer en egen rutine i HMS-systemet om forskjellige sider ved fjernarbeid. Vern mot belastningslidelser og sykdom er eksempler på forhold som bør omfattes. Foranlediget av disse rapportene kan Arbeidstilsynet bistå /stille krav til virksomhetene for å oppnå et forsvarlig reguleringsnivå basert på det aktuelle behov - slik det er i alt annet HMS arbeid. Dette sikrer videre arbeidstakers representasjon i spørsmål om fjernarbeid gjennom arbeidsmiljøutvalget og sanksjonsmulighet ved Arbeidstilsynet. HMS tiltak ved hjemmearbeid må tilpasses lokalt og individuelt.

Arbeidstaker har plikt til å følge instrukser å ta hensyn til forhold som er nødvendig for å forebygge helseskader og ulykker. Arbeidstakers alminnelige tilgang til arbeidsplassen for å kunne påse at miljøet er tilfredsstillende gjelder i alminnelighet, men vil være avhengig av arbeidstakers samtykke, eller særskilt avtale om det i tilfeller der arbeidet utføres i arbeidstakeres hjem.

Utfordringer - bevisstgjøring

Arbeidstaker må ved fjernarbeid omstille seg til å arbeide på en ny måte med endrede krav til selvdisiplin og struktur;

• i større grad å bli vurdert i forhold til resultater enn ut fra innsats
• større egenansvar for å avgrense arbeidsdagen.

Tilsvarende krever fjernarbeid endret ledelse fra arbeidsgivers side. Partene må bli enige om hvordan nødvendig tillit kan oppnås når tilstedeværelse ikke lenger er måleenhet på hvordan vedkommende fungerer. Dette kan f eks gjøres ved tilpassende rapporteringsrutiner og jevnlig evaluering.

En idé er at fjernarbeidere, deres ikke-fjernarbeidende kolleger og ledere sammen bruker noe tid på å bevisstgjøring om muligheter og risiki ved fjernarbeid. Dette kan gjelde praktisk og teknisk kommunikasjon, organisering av arbeidet og samhandlingsmønstre. Slike tiltak bør iverksettes før fjernarbeidsordningen iverksettes og gjerne følges opp jevnlig.

Aktuelle temaer ved slik bevisstgjøring:

• Mindre overvåking og kontroll
• Mer delegering
• Motivering
• Informasjonsbearbeiding
• Påvirkningsmønstre
• Evaluering av resultater
• Grensen mellom arbeid og fritid
• Drift, sikkerhet og brukerstøtte

Det er viktig å sikre brukerkompetanse og å avklare ansvar og forventninger slik at blant annet feil rettes effektivt. Dette er en grunnleggende forutsetning for at fjernarbeid skal kunne være en rasjonell arbeidsform.

• Hvem er ansvarlig for de forskjellige delene av systemet?
• Er nødvendig opplæring gitt?
• Hva består støttebehovet i?
• Hvordan meldes støttebehov?
• Hvilke rutiner gjelder for å sikre informasjon mot fysiske farer og aktive angrep (kryptering, passord, virus mv)?

Reguleringsnivå

Det er en utfordring å finne riktig reguleringsnivå slik at avtalen i praksis når sitt formål. Det er en risiko for å overregulere eller ikke treffe godt nok med reguleringen, slik at partene velger å stille seg helt utenfor, eks ved at arbeidsgiver heller velger å bruke innleide konsulenter fremfor ansatte arbeidstakere. Dette kan igjen føre til at en gruppe det var meningen å gi ufravikelige rettigheter ender opp relativt rettsløse.

Stillingsvern

Stillingsvernet skal være like godt for fjernarbeidende som for andre. Det kan imidlertid forutsette særtiltak; Blant annet kan det bety aktivitet som sikrer mot at det blir lettere å fjerne arbeidstakere eller enheter, avdelinger mv, når arbeidstakere blir mindre "synlige" som følge av fjernarbeidet. Felles identitet kan påvirke situasjonen. Dette gjelder både i forhold til rasjonalisering og ved samarbeidsproblemer med enkeltpersoner.

Skatt

Det er ikke gitt særregler for skatt ved fjernarbeid. De alminnelige regler i skatteloven med tilhørende prinsipper for beskatning av arbeid og virksomhet og om inntekt og formue gjelder.

Dette innebærer blant annet at arbeidstaker ikke får endret sin skattemessige status fra lønnsmottaker til selvstendig næringsdrivende ved overgang til hjemmekontor.

Ved inngåelse av avtale om fjernarbeid bør arbeidsgiver og arbeidstaker være seg bevisst hvilke endringer i økonomien som vil kunne oppstå og deres følger for beskatning. Det bør for eksempel avklares i hvilken grad økt skattetrykk for arbeidstaker skal kompenseres av arbeidsgiver når økningen skyldes fjernarbeid.

Arbeidstaker vil kunne bli (delvis) fordelsbeskattet for goder som i det vesentlige kan henføres til arbeidet. Aktuelle områder vil være:

• bolig (husleie, bygningsmessige påkostninger, forsikringer)
• reiser
• utgifter til anskaffelse og drift av kontorutstyr (herunder PC, mobiltelefon, faks, videokonferanseutstyr, etc.)
• utdannelse

Generelt gjelder følgende: arbeidsgivers dekning av utgifter og investeringer er ikke skattepliktig inntekt for arbeidstaker, f eks datautstyr utlånt av arbeidsgiver, begrunnet i tjenestelig bruk.

Forutsetningen for at det ikke blir skatteplikt er at arbeidsgiver beholder eiendomsretten til investeringsobjektet. Det kan imidlertid kunne bli anført som grunnlag for skatteplikt at en utgift for arbeidsgiver i denne forbindelse helt eller delvis anses som et honorar til arbeidstaker som henger sammen med arbeidsforholdet. Spørsmål om skatteplikt relateres videre til om arbeidstaker sideordnet arbeidsgivers interesser har en privat fordel ved ordningen som anses vunnet ved arbeid og derfor i prinsippet representerer skattepliktig inntekt.

Delvis beskatning kan tenkes ved at arbeidstaker for eksempel får kjelleren i boligen pusset opp til bruk som kontor; isolering, varme, ventilasjon er goder det ikke er naturlig å si fortsatt tilhører arbeidsgiver og derved er unntatt skatteplikt.

I tillegg kommer reglene for fradragsberettigede utgifter tilknyttet arbeidstakers arbeidsinntekt.
De alminnelige regler gjelder, herunder om sjablongmessige fradrag og påslag for utgifter og inntekter. Partene lokalt oppfordres til konkret gjennomgang av aktuelle forhold. Husk videre at Stortinget kan endre skattebetingelsene fra år til annet. En eventuell reforhandlingsklausul som gir grunnlag for krav om gjenopprettelse av den opprinnelige balansen mellom partene er derfor naturlig å ta inn i avtalen om fjernarbeid.

Forsikring

Yrkesskadeforsikring

Lov om yrkesskadeforsikring gjelder også ved bruk av hjemmekontor, men det kan oppstå vanskelige bevisspørsmål om en konkret skade inntraff mens arbeidstakeren var i arbeid på arbeidsstedet i arbeidstiden.

Forsikring må sikre arbeidstaker like godt ved fjernarbeid som i normalarbeidssituasjonen. Partene bør være seg bevisst hva virksomhetens yrkesskadeforsikring ikke dekker ved skader mv i grenselandet mellom private og arbeidsrelaterte gjøremål i de aktuelle situasjonene.

Det sentrale vilkåret for dekning er at skade oppstår "i arbeid på arbeidsstedet i arbeidstiden", jf yrkesskadeforsikringsloven § 10. Ved avgrensningen mot private gjøremål vil praksis fra saker om yrkesskadetrygd ha betydning for bedømmelsen. Folketrygdloven opererer med en identisk avgrensning, jf § 13-6, 2. ledd. En gruppe særspørsmål for avgrensingen knytter seg til reiser mellom hjemmekontoret og virksomheten mv. Avgjørelsen av slike spørsmål må baseres på en konkret helhetsbedømmelse. Om nærmere detaljer om avgrensningen henvises det til faglitteraturen.

En aktuell løsning er å eliminere eventuelle grensedragningsspørsmål ved å tegne en komplementær forsikring (for eksempel en fritidsforsikring), slik at arbeidstaker er dekket selv om det er tvilsomt at skaden kan relateres til arbeidet for arbeidsgiver. Man må i slike saker påse at den komplementerende polisen gir like god dekning ved skade som yrkesskadeforsikringen.

Forsikring mot tinglig skade

Forsikring må sikre utstyr og bygninger mv som arbeidstaker bruker ved fjernarbeid slik at ikke risiko for skade i arbeidssituasjonen overføres fra arbeidsgiver til arbeidstaker.

Gruppelivsforsikring

Det bør undersøkes konkret om det må gjøres endringer i den aktuelle avtalen for at arbeidstaker skal opprettholde dekningsnivået relatert til fjernarbeid.
En måte dette generelt kan sikres på er at det i avtalen mellom arbeidstaker og arbeidsgiver fremgår at virksomhetens kollektive forsikringsavtaler også gjelder ved fjernarbeid.
Ta kontakt med Teknas generalsekretariat (tlf. 22 94 75 00) ved Seksjon for arbeidsliv og jus, om du har behov for å drøfte fjernarbeidsavtaler.