Arbeidsgivers innsyn i arbeidstakers e-post

Når innsyn er lov og hvordan arbeidsgiver i så fall skal gå frem, er regulert i en egen forskrift. Forskriften oppstiller noen viktige vilkår for innsyn som vil bli nærmere forklart nedenfor. Reglene gjelder også for arbeidsgivers rett til å gå inn på arbeidstakers personlige område på bedriftens dataserver eller foreta innsyn i annet elektronisk utstyr. Forskriften gjelder for både tidligere og nåværende arbeidstakere

Når kan innsyn foretas?

Et grunnleggende vilkår for innsyn er at det må være nødvendig for et bestemt formål. Hvis bedriftens driftsinteresser kan ivaretas på annen og mindre inngripende måte, vil innsyn ikke være nødvendig, og er da heller ikke lov.

Når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften

Dette kan typisk være hvis arbeidstakeren er borte fra jobb og det er god grunn til å tro at det er kommet jobbrelaterte meldinger i e-postkassen som arbeidsgiver trenger av driftshensyn. Tiden arbeidsgiver har til rådighet har stor betydning, og korte akseptfrister kan begrunne innsyn selv ved kortere fravær. Har arbeidstaker sørget for videresending av jobbrelatert e-post eller automatisk svar med opplysning om hvor jobbrelatert e-post skal sendes under fraværet, så kan det tale imot at innsyn er nødvendig.

Våre jurister hjelper deg 

Tekna-medlemmer kan få gratis hjelp av Teknas advokater med saker både om arbeidsrett og privatrett. 

Det lønner seg å være Tekna-medlem

Spar mye penger på bank, forsikring og pensjon, og hold deg oppdatert med vårt faglige tilbud. Vi hjelper deg med juridiske utfordringer både på jobben og privat, og er din støttespiller gjennom hele karrieren.

Når det er nødvendig for å ivareta andre berettigede interesser ved virksomheten.

Berettigede interesser kan for eksempel være nødvendigheten av å drive virksomheten effektivt og forsvarlig, eller å beskytte seg mot skade eller ansvar. Målestokken er hva en normalt anser som legitime hensyn ved en type virksomhet, noe som vil kunne variere fra bransje til bransje og beror på en skjønnsmessig vurdering.

Ved begrunnet mistanke om at bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet

Pliktbruddet må være grovt. Kravet vil typisk være oppfylt dersom e-postkassen brukes til å utføre straffbare forhold eller brudd på arbeidsrettslige plikter og normer, for eksempel brudd på taushetsplikt eller at den ansatte laster ned bilder av utuktig omgang med barn (barnepornografi).

Ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed

Dette kan omfatte både straffbare handlinger og handlinger som ikke er straffbare, men som åpenbart ikke er i virksomhetens interesse. Som eksempel kan nevnes at e-posten brukes til trakassering av kolleger eller til utsending av spam eller e-post med skadelig innhold.

Det er arbeidsgiver som må bevise at det er grunnlag for slike mistanker som nevnt ovenfor.

Retten til innsyn gjelder ikke i privat utstyr

Reglene gjelder kun for innsyn i kommunikasjonsmidler og utstyr som er stilt til arbeidstakers disposisjon til bruk i arbeidet. Arbeidsgivers rett til innsyn gjelder dermed ikke i utstyr som arbeidstaker eier selv. Dette betyr at arbeidsgiver ikke har rett til innsyn i innhold som er lagret på arbeidstakers private datamaskin, selv om den fra tid til annen skulle brukes i jobbsammenheng. Det samme gjelder privat telefon, private e-postkontoer og lukkede profiler på sosiale medier.

Arbeidsgiver må varsle om innsynet

Arbeidstakeren skal så langt mulig varsles før innsyn og få anledning til å uttale seg før innsyn blir gjennomført.

Varselet skal inneholde informasjon om:

• Hvorfor vilkårene for innsyn anses oppfylt
• Hvilke rettigheter arbeidstakeren har etter forskriften

Arbeidstakeren skal så langt mulig gis anledning til å være tilstede under innsynet og har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant. Arbeidstakeren kan imidlertid fritt avstå fra å være tilstede eller fra å ha noen representant.

Hvis innsyn skjer uten forutgående varsel, for eksempel om arbeidsgiver ikke rekker å varsle før innsyn eller den ansatte ikke er mulig å få tak i, skal den ansatte underrettes i etterkant av innsynet.

Underretningen skal inneholde informasjon om:

• Hvorfor vilkårene for innsyn anses som oppfylt
• Hvilke rettigheter arbeidstakeren har etter forskriften
• Hvilken metode som er benyttet ved innsynet
• Hvilke e-poster eller andre dokumenter som er åpnet samt
• Resultatet av innsynet

Sletting av data når arbeidstaker slutter

Hovedregelen er at når arbeidsforholdet avsluttes skal arbeidstakers e-postkasse mv. også avsluttes. Innhold som ikke lenger er nødvendig for den daglige driften skal slettes innen rimelig tid. Ifølge Datatilsynet innebærer dette en frist på seks måneder etter fratredelse.

Det er ikke lov å fastsette instruks eller inngå avtaler om innsyn som fraviker reglene til ugunst for arbeidstaker. Hva som er til ugunst for arbeidstakeren må vurderes konkret. Regler som gir arbeidsgiver større adgang til innsyn vil som hovedregel være til ugunst for arbeidstakeren.

Særlig om studenter

Reglene gjelder som utgangspunkt også for studenter som har fått tildelt e-postkasse ved universiteter og høyskoler. Det skal her som regel mye til for at innsyn kan anses nødvendig for å ivareta den daglige driften av institusjonen. Vilkårene for innsyn vil derimot kunne være oppfylt der det foreligger begrunnet mistanke om at studenters bruk av e-postkasse medfører grovt brudd på de plikter som følger av forholdet mellom institusjon og student, eller kan gi grunnlag for utestengning eller bortvisning.

Du kan lese mer om temaet på Datatilsynets hjemmesider, som også har utarbeidet en egen veileder om personvern på arbeidsplassen.