Arbeidsgivers innsyn i arbeidstakers e-post

Arbeidstaker har rett på vern av sin bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler og utstyr som arbeidsgiver har stilt til disposisjon til bruk i arbeidet. For at arbeidsgiver skal kunne gjennomsøke, åpne eller lese e-post må bestemte vilkår være oppfylt. Reglene gjelder tilsvarende for arbeidsgivers adgang til å gå inn på arbeidstakers personlige område på bedriftens dataserver eller foreta innsyn i annet elektronisk utstyr.

Når kan innsyn foretas?

Det grunnleggende vilkåret for innsyn er at det må være nødvendig for et konkret formål. Dersom bedriftens driftsinteresser kan ivaretas på annen og mindre inngripende måte, vil innsyn ikke anses nødvendig, og er da heller ikke tillatt. Forskriften angir nærmere hvilke formål som kan gi grunnlag for innsyn:

Når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften

Dette kan typisk være ved arbeidstakerens fravær dersom det er god grunn til å tro at det er kommet virksomhetsrelaterte meldinger i e-postkassen som arbeidsgiver trenger av driftshensyn. Tidsaspektet har stor betydning og korte akseptfrister kan begrunne innsyn selv ved kortere fravær. Har arbeidstaker sørget for videresending av virksomhetsrelatert e-post eller automatisk svar med opplysning om hvor virksomhetsrelatert e-post skal sendes under fraværet, så kan det tale imot at innsyn er nødvendig.

Når det er nødvendig for å ivareta andre berettigede interesser ved virksomheten.

Målestokken er hva en i alminnelighet anser som legitime hensyn ved en virksomhet. Dette vil kunne variere fra bransje til bransje.

Ved begrunnet mistanke om at bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet

Pliktbruddet må være grovt. Kravet vil typisk være oppfylt dersom e-postkassen benyttes til å gjennomføre straffbare forhold, for eksempel at den ansatte laster ned og/eller videresender bilder av utuktig omgang med barn (barnepornografi) eller til ulovlig fildeling.

Ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed

Dette kan omfatte alt fra straffbare handlinger til handlinger som ikke er straffbare, men som åpenbart ikke er i virksomhetens interesse. Som eksempel kan nevnes at e-posten benyttes til trakassering av kolleger eller til utsending av spam eller e-post med skadelig innhold.

Retten til innsyn gjelder ikke i privat utstyr

Reglene gjelder kun for innsyn i kommunikasjonsmidler og utstyr som er stilt til arbeidstakers disposisjon til bruk i arbeidet. Arbeidsgivers rett til innsyn gjelder dermed ikke i utstyr som arbeidstaker eier selv. Dette betyr at arbeidsgiver ikke har rett til innsyn i innhold som er lagret på arbeidstakers private datamaskin, selv om den fra tid til annen skulle brukes i jobbsammenheng. Det samme gjelder private e-postkontoer og lukkede profiler på sosiale medier.

Arbeidsgiver må følge visse prosedyrer

Arbeidstakeren skal så langt mulig varsles før innsyn og få anledning til å uttale seg før innsyn blir gjennomført.

Varselet skal innholde informasjon om

◾Hvorfor vilkårene for innsyn anses oppfylt

◾Hvilke rettigheter arbeidstakeren har etter forskriften

Arbeidstakeren skal så langt mulig gis anledning til å være tilstede under innsynet og har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant. Arbeidstakeren kan imidlertid fritt avstå fra å være tilstede eller avstå fra å ha noen representant.

Dersom innsyn skjer uten forutgående varsel, for eksempel dersom tidsaspektet tilsier at en ikke rekker å varsle før innsyn eller den ansatte ikke er mulig å få tak i, skal den ansatte underrettes i etterkant av innsynet.

Underretningen skal inneholde informasjon om

◾Hvorfor vilkårene for innsyn anses som oppfylt

◾Hvilke rettigheter arbeidstakeren har etter forskriften

◾Hvilken metode som er benyttet ved innsynet

◾Hvilke e-poster eller andre dokumenter som er åpnet samt

◾Resultatet av innsynet.

 

Sletting av data ved opphør av arbeidsforholdet

Hovedregelen er at når arbeidsforholdet opphører skal arbeidstakers e-postkasse mv. avsluttes. Innhold som ikke lenger er nødvendig for den daglige driften skal slettes innen rimelig tid.

Reglene kan ikke fravikes til arbeidstakers ugunst

Det er ikke tillatt å fastsette instruks eller inngå avtaler om innsyn som fraviker reglene til ugunst for arbeidstaker. Hva som er til ugunst for arbeidstakeren må vurderes konkret. Regler som gir arbeidsgiver større adgang til innsyn vil som hovedregel være til ugunst for arbeidstakeren. Bestemmelsen er ikke til hinder for at arbeidstakeren selv uoppfordret gir arbeidsgiver rett til innsyn, for eksempel ved uventet sykdom.

Særlig om studenter

Reglene gjelder som utgangspunkt også for studenter som har fått tildelt e-postkasse ved universiteter og høyskoler. Det skal her mye til for at innsyn kan anses nødvendig for å ivareta den daglige driften av institusjonen. Vilkårene for innsyn vil derimot kunne være oppfylt der det foreligger begrunnet mistanke om at studenters bruk av e-postkasse medfører grovt brudd på de plikter som følger av forholdet mellom institusjon og student, eller kan gi grunnlag for utestengning eller bortvisning.

Sist oppdatert: 12. mars 2015