Ansettelse i statlig sektor

Ansettelser i staten er mer regelstyrt enn ansettelser i privat sektor. Dette gjelder både saksbehandling i ansettelsessak, prosessen for ansettelse, og utlysning av ledige stillinger. I statlig sektor har man også et kvalifikasjonsprinsipp som gjelder i ansettelsesprosessen.

Det er flere lover som regulerer ansettelser i offentlig sektor. For det første stiller forvaltningslov og offentleglov krav til saksbehandlingen i en ansettelsessak. Lov om statens ansatte – heretter kalt statsansatteloven - regulerer også hvordan ansettelsesprosessen skal gjennomføres. I tillegg skal virksomhetene utarbeide egne personalreglement der blant annet prosedyrene for ansettelse i virksomheten skal beskrives. Det stilles strenge krav til utlysning av ledige stillinger. Sist, men ikke minst, det gjelder et kvalifikasjonsprinsipp i statlig sektor, som innebærer at den samlet sett best kvalifiserte, skal ansettes i stillingen.

Tidligere var det tjenestemannsloven av 1983 som regulerte reglene om ansettelse for ansatte i staten. Fra 2017 har vi fått en ny lov om statens ansatte som gjelder alle arbeidstakere i staten. Loven gjelder også for embedsmenn der det er uttrykkelig sagt. Vi kommer ikke til å komme inn på reglene for embedsmenn i det følgende.

Det vises til flere lover og forskrifter i artikkelen. Nederst vil du finne lenke til disse.

Offentlig utlysning

Alle ledige stillinger i staten skal lyses ut offentlig, med mindre annet er fastsatt i lov, forskrift eller tariffavtale. Dette følger av § 4 i statsansatteloven. Prinsippet henger nært sammen med kvalifikasjonsprinsippet som er beskrevet nedenfor. Det er viktig at den best kvalifiserte søkeren får stillingen. Dette oppnås best om stillinger lyses ut offentlig, slik at alle interesserte gis anledning til å søke på stillingen.

Det kan gjøres unntak fra offentlig utlysning, men dette må det i så fall være hjemmel for gjennom lov, forskrift eller tariffavtale. Eksempel på en slik lovbestemmelse er lovens § 7 første ledd hvor det er det er mulig å gjøre unntak fra blant annet kravet til offentlig utlysning for midlertidige stillinger for inntil seks måneder. § 7 annet ledd åpner for at det gjennom personalreglement kan gjøres unntak for midlertidige stillinger for inntil ett år. Det er også inngått en sentral tariffavtale om adgang til å fravike kravet til offentlig utlysning i forbindelse med omstillinger, se særavtale i punkt 9.25 i Statens Personalhåndbok. 

Tidligere var det adgang til å gjøre unntak fra utlysningskravet i virksomhetenes personalreglement. Denne adgangen er fjernet med ny lov.

Utlysningsteksten bør inneholde som et minimum inneholde

  • Hvilke oppgaver som ligger til stillingen
  • Hvilke krav som stilles til utdanning, erfaring og personlige egenskaper
  • Avlønning
  • Eventuelle muligheter for andre ledige stillinger hvis interne opprykk
  • Hvem kan kontaktes for nærmere opplysninger
  • Søknadsfrist

Kvalifikasjonsprinsippet

Kvalifikasjonsprinsippet er lovfestet i statsansatteloven § 3. Her fremgår det at:

  1. "Den best kvalifiserte søkeren skal ansettes eller utnevnes i ledig stilling eller embete, med mindre det er gjort unntak i lov eller forskrift."
  2. "Ved vurderingen av hvem som er best kvalifisert, skal det legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, sammenholdt med kvalifikasjonskravene som er fastsatt i utlysningen."

Første ledd fastsetter prinsippet om at den best kvalifiserte søkeren skal ansettes, med mindre det er gjort unntak i lov eller forskrift. Eksempler på slik unntak kan være reglene om fortrinnsrett til ny stilling i staten etter statsansatteloven § 24. Kvalifikasjonskravet kan også fravikes til fordel for søkere som er funksjonshemmet eller yrkeshemmet, se forskrift til loven, § 6.

Hva som ligger i kvalifikasjonsprinsippet er nærmere definert i annet ledd. Det er kravene i utlysningsteksten som danner grunnlaget for vurderingen av søkerne. Det er arbeidsgiver som fastsetter hvilke krav som skal stilles i utlysningsteksten. De formelle kravene til utdanning og erfaring må dokumenteres med attester og vitnemål. Personlig egnethet er subjektive forhold hos søkeren som det er saklig å legge vekt på. Eksempler kan være samarbeidsevner, lederegenskaper, resultatorientering m.v.

Personlig egnethet og personlige egenskaper er begreper med et vagt og udefinerbart innhold. Men det bør være en forutsetning at kravene er relevante og saklige for den oppgaven man skal fylle. I den grad det legges vekt på personlige egenskaper må tilsettingsmyndighet se til at alle får en mulighet til å legge fram dokumentasjon for personlige egenskaper.

På grunnlag av kravene skal det foretas en rangering av søkerne. Den av søkerne som samlet sett er best kvalifisert skal tilsettes.

Hvis det ikke er kvalifiserte søkere til en stilling, og arbeidsgiver ønsker å ansette en som ikke fyller kvalifikasjonskravene i utlysningen, tilsier reglene om god forvaltningsskikk og likhetsprinsippet at stillingen lyses ut på nytt med de nødvendige endringene i kvalifikasjonskravene som er stilt i utlysningen.

At en søker anses som «overkvalifisert» gir ikke saklig grunn til forbigåelse. Dette er slått fast av Sivilombudsmannen praksis.

Sikkerhetsklarering

I stillinger hvor det er nødvendig med sikkerhetsklarering, bør det framgå av utlysningen at klarering/autorisasjon er en forutsetning for å kunne tiltre stillingen, eventuelt må dette klargjøres under intervjuet. 

Søkerliste og rett til innsyn

Reglene om søkerlister, utvidede søkerlister og rett til innsyn finner du i Offentleglova, forvaltningsloven og forskrift til forvaltningsloven.

Straks søknadsfristen er ute, skal det settes opp en søkerliste. Dette følger av offentleglova § 25 annet ledd. Det skal settes opp en søkerliste med navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- og arbeidskommune for hver søker. Det skal fremgå av søkerlisten hvor mange søkere det har vært til stillingen og fordelingen på kjønn. Søkerlisten er offentlig. Det er adgang til å gjøre be om unntak for dette, men ved vurderingen av en slik oppfordring skal det tas hensyn til om det knytter seg offentlige interesser til stillingen.

Utvidet søkerliste

Som søker til en stilling har man rett til innsyn i samtlige andre søkeres navn, alder og fullstendige opplysninger om utdanning og praksis i offentlig og privat sektor. Dette følger av forskrift til forvaltningsloven § 15. Disse opplysningene kan sammenfattes i en egen liste (utvidet søkerliste).

Søkere kan da selv vurdere hvilke kvalifikasjoner de øvrige søkerne har, og gjøre en vurdering av om kvalifikasjonsprinsippet følges i den videre prosessen.

På søknadstidspunktet har søkere ikke rett til å se selve søknaden og vedlegg, men søkere kreve innsyn i søknader og vedlegg fra de som er innstilt eller tilsatt i stillingen. Dette følger av forskriften til forvaltningsloven § 17.

Klageadgang

Tilsetting er et forvaltningsvedtak etter forvaltningsloven, men det er unntatt fra ordinær klageadgang. Dette følger av forvaltningsloven §§ 2 og 3. En søker som mener seg forbigått i en tilsettingssak kan ta dette opp med arbeidsgiver innstillende myndighet eller tilsettingsorganet så lenge vedtak ikke er fattet. Dette kan gjøre at arbeidsgiver endrer sitt syn. Etter at vedtak er fattet er det ikke lenger mulig å gjøre endringer. En søker som mener seg forbigått kan i tilfelle påklage vedtaket til Sivilombudsmannen hvis man mener det foreligger saksbehandlingsfeil i saken. Hvis søker mener det foreligger brudd på diskrimineringslovgivningen, kan saken tas opp med Likestillings- og diskrimineringsombudet. Som hovedregel vil det ikke være mulig å få vedtak om at man skal ha stillingen, det kan bare skje hvis den som ble tilbudt stillingen ennå ikke har fått beskjed. En forbigåelse kan imidlertid gi grunnlag for å fremme erstatningskrav gjennom domstolene.

Sivilombudsmannen har på sine nettsider lagt ut klageskjema som også kan brukes i denne typen saker. Du vil også finne oversikt over tidligere behandlede saker som vil kunne gi veiledning om hva Sivilombudsmannen legger vekt på i slike saker. Tekna kan bidra med gjennomlesning og innspill til klagen.

Ansettelsesordningen

Ansettelsesordningen i staten er regulert i statsansatteloven §§ 5 og 6. De ansatte har gjennom loven stor medvirkning i ansettelsesprosessen. De ansattes involvering må ses i sammenheng med kvalifikasjonsprinsippet. Man har ment at dette trygges når ansatte involveres i ansettelsesprosessen.

Loven legger opp til en prosess hvor det første skal gjennomføres en innstilling av søkerne. Deretter skal innstillingen legges fram for et ansettelsesråd som fatter vedtak om ansettelsen. Tidligere var det anledning til å ha både et kollegialt innstillingsråd og et kollegialt tilsettingsråd, men med ny lov ble denne to-instansordningen fjernet.

Hovedregelen er nå at det er nærmeste leder som skal avgi innstilling, se § 5 første ledd. Hvis tilsettingen skjer i et departement er det imidlertid slik at det er et innstillingsråd som skal avgi innstillingen, se § 5 fjerde ledd. Bakgrunnen for dette er at det i departementene er statsråden som fatter vedtak om ansettelse. Ved å ha innstillingsråd sikres dermed de ansattes medvirkning.

Et innstillingsråd skal i tilfelle bestå av like mange medlemmer fra arbeidsgiversiden som fra arbeidstakersiden. I tillegg skal rådet ledes av en person oppnevnt av arbeidsgiver. 

Hvis det er flere kvalifiserte søkere til en stilling, skal det vanligvis innstilles tre søkere i den rekkefølgen de bør komme i betraktning, se § 5 tredje ledd.

Når innstillingen er gjennomført skal denne legges fram for ansettelsesrådet, som skal fatte vedtak om ansettelsen. Rådet skal settes sammen av like mange representanter fra arbeidsgiversiden som fra arbeidstakersiden. I tillegg skal det være en leder som er utpekt av arbeidsgiver. Hvordan ansettelsesrådet skal settes sammen, oppnevning og funksjonstid for medlemmene og hvor mange ansettelsesråd man skal ha fastsettes gjennom personalreglement.

Ansettelsesrådet må i utgangspunktet forholde seg til den innstillingen som er laget og de kandidatene som er innstilt. Hvis ansettelsesrådet vil ansette en søker som ikke er innstilt må de be om ny vurdering fra den som har avgitt innstillingen.

Ansettelsesrådet treffer for øvrig også vedtak om oppsigelse, avskjed eller ordensstraff, men dette er tema for en annen artikkel.

Ansettelsesrådet fatter vedtak med alminnelig flertall. Tidligere var det adgang til å fremme en såkalt mindretallsanke til overordnet organ, men denne ordningen er nå fjernet i ny lov.

Den som ansettes skal underrettes skriftlig om vedtaket.

 

Lenke til relevante lover og forskrifter:

Statsansatteloven
Forskrift til statsansatteloven
Forvaltningsloven
Forskrift til forvaltningsloven
Offentleglova

 

Sist oppdatert: 20. desember 2017