DIGITALT: Ingen unnskyldning for ikke å fasilitere gode møter også online.

Aktuelt

Mange er ukonsentrerte og sender e-post under videomøter: – Digitale møter er ekstra krevende

9. apr. 2021

Digitale møter krever mer av deg som fasilitator, men med riktige metoder og verktøy kommer du vel i havn.

– Møtet skal gi resultater. Det skal ha en verdi, også for dem som deltar, og det skal oppleves meningsfylt. Med fasilitering sikrer man best mulig resultat og tilrettelegging underveis, forklarer organisasjonscoach Agnethe Ellingsen.

Det siste året har vi alle kjent på en annen type jobbhverdag. De sosiale mandagsmøtene er erstattet med digitale møter på Zoom, Teams eller en annen digital møteplattform. «Hallo, hører dere meg?» og «ser dere presentasjonen nå?» har blitt hverdagslige setninger.

Dessuten er deltagernes adferd vesentlig forskjellig i digitale møter enn fysiske møter. Undersøkelser viser at 63 prosent sender mail, 47 prosent går på toalettet, 50 prosent lager eller spiser mat, og 65 prosent gjør ting som ikke er jobbrelatert. Dette tyder helt klart på manglende engasjement. deltagerne kan oppleve at det egentlig ikke er nødvendig at de er til stede, og mange tenker at ingen legger merke til at de gjør andre ting.

– At det er digitalt, gjør det derfor mer krevende. Du må tilrettelegge slik at deltagerne føler seg ansvarlig for sin tilstedeværelse og oppmerksomhet. Samtidig må du ha fullstendig kontroll på innholdet og teknikken. Du må kunne håndtere verktøyene og teknologien, hvis ikke kan det bli mye rot. Og kan du det ikke selv, bør du få hjelp.

Å fasilitere handler om å tilrettelegge og gjøre det lett for mennesker å jobbe sammen slik at de når målet med møtet. Det er en mer etterspurt kompetanse enn noensinne. En dyktig fasilitator og prosessleder har evnen til å gjennomføre gode møter, prosesser og workshops, som både engasjerer og sikrer konkrete resultater.

Vil du vite mer om hvordan du legger grunnlaget for en god prosess fra a til å?  Les mer om kurset «Slik lykkes du som fasilitator og prosessleder» her!

Gjør det interessant

Men det krever ifølge Ellingsen forberedelser og kunnskap om viktige verktøy og metoder.

– En fasilitator bruker mye tid på forberedelser. Du må ha et formål med møtet eller prosessen. Hva er hensikten og hva skal vi oppnå? Hvem skal være med? Hva skal opplevelsen være for deltagerne? Hvem skal holde innlegg? Hvordan skal jeg legge til rette for alt dette? I disse dager kommer den digitale ekstradimensjonen. I fysiske møter kan du tilpasse deg mer i øyeblikket, der du kan speede opp og ned basert på kroppsspråk og spørsmål. I digitale møter holder folk mer tilbake og det er mer krevende å få dem til å jobbe sammen. Du må evne å engasjere, involvere, motivere og skape energi. Forberedelser er derfor viktigere enn før, understreker Ellingsen.

Fokuser på det sosiale

«Zoom fatigue», kalles det, den fallende oppmerksomheten vi opplever når vi sitter for lenge foran skjermen. Hvordan skal man ha et effektivt møte når det plinger inn mailer og beskjeder hele tiden? Kanskje bør man designe en kontrakt før møtet, der man logger seg av alt annet? Hvordan opprettholde fokus på det man faktisk skal gjøre?

Som fasilitator er det lurt å ha en plan for nettopp det.

– Du merker når energien synker. Da trenger du å ha verktøy tilgjengelig og kjenne teknologien godt. Du kan for eksempel kjøre quiz, en poll, ice breaker, kahoot eller lignende for å skape engasjement og involvering. Du kan bruke breakout rooms for å lage mindre grupper. Der kan deltagerne for eksempel si to sannheter og en løgn om seg selv, og de andre gjette.

Det viktigste er å ha en klar plan og være forberedt.

– Jeg vil si at alle digitale møter trenger god fasilitering. Digitale møter er kommet for å bli, og det gir oss også mange fordeler. Vi har blitt mer effektive, men vi må bli bedre på å tilrettelegge for mer kreativitet, engasjement og motivasjon hos deltagerne. Heldigvis finnes det masse gode verktøy og metoder som kan hjelpe oss, forteller Agnethe Ellingsen.

Nysgjerrig på mer? Slik lykkes du som fasilitator og prosessleder!

Les også

Relaterte kurs og arrangementer