Slik tar du knekken på dårlige videomøter

Selv på hjemmekontoret kan dere ha gode og produktive møter og workshops.

Møtet har gått langt over planlagt tid, deltagerne snakker om alt annet enn agendaen og det virker som om halvparten har glemt hvorfor dere koblet dere opp i utgangspunktet.

De fleste av oss har opplevd scenariet. Trolig i både digitale og fysiske møter. Men med kyndig styring fra en fasilitator kan kvaliteten på videomøter og digitale workshops heves drastisk.

– Det kan sammenlignes med å være dirigent for et orkester: Du skal sørge for at alle instrumentene er med og at alle høres. Hvis du kun hører tubaen blir ikke musikken like bra, sier Agnethe Ellingsen.

Hun er sertifisert coach og organisasjonscoach og forfatteren bak boken «100-dagerskoden: hvordan lykkes i ny lederstilling». Hun står også bak Tekna Premium-kurset Slik lykkes du som fasilitator og prosessleder.

Hun mener at den viktigste kompetansen som fasilitator er å designe og legge til rette for at et møte eller en workshop skal være vellykket. Da handler det om å jobbe med selve prosessen.

– Det gjelder å få det beste ut av folk, slik at alle opplever en merverdi av å være med i gruppen, sier Ellingsen.

Vil du lære hva som skal til for å bli en dyktig fasilitator? Les mer her!

Fire raske råd til videomøter

For å legge til rette for gode videomøter, er det viktig å huske på at de skiller seg litt fra vanlige fysiske møter.

– Det blir gjerne ikke så mye «small talk» før møtet starter, og formen kan av og til bli litt stiv. Særlig med lite nonverbal kommunikasjon og flate ansiktsuttrykk, sier Ellingsen.

Mye av dette kan vi bli bedre på. Ellingsen har flere råd til hvordan vi kan gjøre videomøtet bedre.

1) Bruk en icebreaker

En icebreaker i starten eller underveis i møtet kan løse opp stemningen. Det kan være en film, øvelse, quiz eller lignende. Hvis møtet blir altfor alvorlig, blir det fort veldig kjedelig.

2) Vær tydelig

I et videomøte er det ekstra viktig at vi snakker tydelig og rolig og har et tydelig kroppsspråk. Dessuten bør vi alle etterstrebe å se inn i kameraet og sitte nærme kameraet slik at det er lettere å se oss og fange opp ansiktsuttrykk, forklarer Ellingsen.

3) Bruk gruppelæring

Mange av oss har de siste ukene fått mye læring i å ha videomøter, og vi blir stadig bedre. For å bli lære enda raskere, er et tips å kjøre gruppelæring på slutten av møtet. Diskuter hva som fungerte godt, og hva dere kan gjøre for at neste videomøte blir enda bedre.

4) Kjør korte møter

Det er vanskeligere å opprettholde oppmerksomheten over tid på videomøter. Det er en god grunn til å gjøre møtene kortere enn vanlig.

9 tips til deg som møteleder

  1. Planlegg møtet godt, og inviter de riktige personene. Like viktig på nett som ellers er hva er formålet med møtet og hva slags møte er det? Er det et beslutningsmøte, et informasjonsmøte eller et problemløsningsmøte? Hvordan skal møtet rigges, og hvilke verktøy skal brukes?
  2. Send ut forberedelser tidlig slik at alle er klare med sitt bidrag.
  3. Det er viktig å sjekke ut det tekniske før oppstart. Ha gjerne med en medhjelper som kan håndtere det tekniske. Det beste er å være klar 10 minutter før møtet, og si ifra i møteinnkallingen at alle logger seg på før møtetidspunktet, slik at ikke mye tid går til å få alle påkoblet. Etterhvert som dere blir mer drevne, går dette raskere.
  4. Sikre godt lys, god lyd og rolig bakgrunn. Bruk gjerne headset med mikrofon.
  5. Skru av varsler på telefon og PC.
  6. Prøv å involvere alle, enten en og en, eller ved å bruke chatteløsninger for å engasjere og la folk stemme på forslag. Om det er mange deltagere kan man gjerne introduserer seg før man snakker.
  7. Del presentasjoner og andre visuelle ting på skjerm.
  8. Opprett en «digital parkeringsplass» for temaer som dukker opp under møtet, men som ikke er en del av agendaen. Bli enige om hva dere gjør med punktene etterpå.
  9. Vær oppmerksom på at det kan være ganske stor forskjell på videoworkshops og mer vanlige videomøter. Workshop er mer krevende å fasilitere, og det er behov for mer forberedelse, en tydeligere struktur og verktøykunnskap.

Lær mer her!

Effektiv møteledelse lønner seg

Mye møtevirksomhet har et betydelig forbedringspotensiale. Ifølge Ellingsen viser undersøkelser at hele 40 prosent av tiden vi bruker i møter er bortkastet på grunn av dårlige gruppeprosesser.

– Gruppedynamikk kan ha både positive og negative krefter. Positive krefter kan være god energi og gode verktøy, at medlemmene vil hverandre vel og at de bygger på hverandres forslag. Negative krefter kan for eksempel være konflikter, møtesabotasje eller folk som kommer og går, sier hun.

En god måte å lære seg effektiv møteledelse er å ta kurs om det. Ellingsens kurs gir deg kompetanse i å gjennomføre prosesser, møter og workshops med konkrete resultater.

Ifølge Ellingsen man ikke ta kurs for å kunne ta på seg rollen som fasilitator. Du kan lese deg opp på teorien – men:

– Det er som all annen kompetanse: du må gjøre det, og trene på det. Da styrker du kompetansen din. På kurs får du en trygg arena å trene på, slik at du kan oppnå erfaringsbasert læring.

Publisert: 7. april 2020