Alle saker må meldes inn via eget skjema senest tre måneder før R-møtet. Hver sak skal inneholde forslag til vedtak og begrunnelse for forslaget.
Forslag til vedtak bør være konkret og tydelig. Det skal kunne følges opp av Hovedstyret etter at det er vedtatt. Forslag til vedtak består ofte av én eller noen få setninger og kan for eksempel formuleres som «Tekna skal …».
Begrunnelse skriver du som en egen del. Den skal hjelpe representantene å forstå og vurdere forslaget. Begrunnelsen er ofte på ½–1 side, men kan være kortere eller lengre. Den kan for eksempel gi bakgrunnsinformasjon, beskrive behov eller problem, og forklare hvorfor forslaget er nyttig. Du kan også utdype detaljer og vise hvordan forslaget henger sammen med Teknas politikk og prioriteringer.
Forslaget til vedtak, med begrunnelse, vil gjengis ordrett i saksdokumenter og møtesystem.
Før du skriver et forslag, bør du sette deg inn i hva Teknas relevante styrende dokumenter eventuelt sier på området. Ta gjerne kontakt og sparr med eget styre, hovedstyreutvalg, eller andre relevante deler av foreningen. Det kan hjelpe deg å finne ut om saken egner seg for R-møtet, formulere et godt forslag, og forankre saken. For å sette forslaget ditt inn i en større kontekst, kan du – valgfritt – angi hvilke styringsdokumenter som er relevante for saken.
Her finner du utfyllende informasjon og eksempler:
Representantskapet «eier» Teknas lover og foreningspolitiske mål. Bare R-møtet kan endre disse. Forslag til slike endringer må derfor spesifiseres ordrett og utvetydig.
Nedenfor følger noen eksempler på hvordan du kan skrive forslag til vedtak i slike saker.
Du kan foreslå å legge til noe nytt, for eksempel slik: «Et nytt punkt legges til Teknas lover § 21 Hovedstyrets plikter, som punkt 12: Sørge for at foreningen til enhver tid har nødvendige rutiner for risikostyring.»
Du kan foreslå å endre noe, for eksempel slik: «Teknas foreningspolitiske mål, punkt 2 under Foreningen, endres til: Tekna skal sikre at våre tillitsvalgte og frivillige har god administrativ støtte og et relevant kompetansetilbud.» Du bør også gjengi den eksisterende teksten, gjerne i begrunnelsen.
Du kan foreslå å slette eksisterende tekst, for eksempel slik: «Teknas lover § 16 Representantskapets plikter, punkt 12 slettes, dvs.: Velge autorisert revisor.»
Representantskapet gjør vedtak som setter retning, for eksempel politiske vedtak eller vedtak som sier noe om prioriteringer. Hovedstyret vurderer behovet for å justere relevante dokumenter i ettertid for at disse skal være i tråd med nytt vedtak.
Nedenfor følger noen eksempler på hvordan du kan skrive forslag til vedtak i slike saker.
Du kan foreslå noe Tekna skal gjøre de neste årene. Du kan foreslå mål, tiltak eller begge deler, for eksempel slik: «Tekna skal arbeide for at økonomi ikke er til unødig hinder for deltakelse i studentlivet, og opprette en søknadsordning for støtte til studentaktiviteter.» Hvis du foreslår tiltak, bør du tenke gjennom om forslaget gir Hovedstyret rimelig spillerom i sitt arbeid med saken.
Du kan foreslå å legge til eller utdype noe i Teknas politikk, som du finner oversikt over i politisk plattform, for eksempel slik: «Tekna skal mene at …». Et slikt vedtak vil ikke automatisk medføre at Tekna legger mye ressurser inn på området i neste periode. Hvis du derimot skriver at «Tekna skal jobbe» for/med enten ny eller eksisterende politikk, vil det typisk forstås som at Tekna skal prioritere politisk arbeid på dette området i neste R-møteperiode.
Det finnes mange måter å formulere forslag på, for eksempel at «Tekna skal jobbe for», «bidra til», «sørge for», «synliggjøre», «være» osv. Du kan eventuelt gjøre forslaget åpnere og mindre forpliktende ved å skrive at «Hovedstyret skal vurdere …».
Innmeldte forslag til vedtak kan endres under R-møtets behandling av saken.
Presentasjon av saken på møtet
Alle som får en sak opp på dagsorden til Representantskapsmøtet får mulighet til å innlede til saken. Som hovedregel får du inntil tre minutter på denne innledningen, så bruk tiden godt. Det er forventet at alle i salen har lest saken før møtet starter, så du trenger ikke bruke for mye tid på å si det som står i saken. Innlegget kan deles inn i tre deler:
- Innledning: Start med formålet med saken. Det må være kort og konsist, og bør kunne sies på et halvt minutt.
- Hoveddel: Bruk ett minutt på hovedpunktene (maks tre punkter) som taler for din sak. Så kan du bruke inntil ett minutt på å adressere eventuelle motargumenter.
- Konklusjon: Avslutt kort med å repetere formålet med saken og hvorfor dette er viktig for Tekna.
Øv gjerne på innledningen din i forkant for å sikre at du holder deg innen tidsrammen og er trygg på det du skal si.
Husk at målet er å presentere et helhetlig bilde som gjør det lettere for alle å forstå og støtte ditt forslag, til beste for Tekna.
Å skrive saken
En godt strukturert sak er essensiell for å sikre at representantene kan følge resonnementet ditt og ta en informert beslutning.
I skjema for i innsending finner du følgende felter:
Tittel/overskrift for sakene:
Hva handler saken om? Finn en enkel tittel eller overskrift som er beskrivende for saken.
Forslagsstiller:
Navn på den som sender inn saken.
E-postadresse:
Din e-postadresse. Vil ikke bli lagt ut sammen med saken til R-møtet.
Hvem sender du på vegne av:
Er valgfritt og fylles ut hvis saken er behandlet i et styre, på et årsmøte eller lignende.
Forslag til vedtak:
Det er viktig å jobbe med formuleringene på forslag til vedtak, slik at det er på riktig nivå og gir et godt mandat til Hovedstyret for oppfølging av vedtaket.
Et vedtak fra R-møtet binder Hovedstyret og skal gjennomføres. Det er derfor viktig at forslaget til vedtak er konkret nok, men ikke for detaljert. Ved å f.eks. vedta en effekt, altså at man skal oppnå noe, så står Hovedstyret mer fritt til å finne en hensiktsmessig måte å gjennomføre vedtaket på, enn om man vedtar at en endring skal gjennomføres på en helt spesifikk måte som kanskje kan vise seg å være vanskelig i praksis.
Forslag til vedtak bør vært kort og konsis og skal kunne leses som et ferdig vedtak uten å referere til saksgrunnlaget. Unngå forklarende eller argumenterende setninger. Argumentene tar du heller med i begrunnelsen og på R-møtets talerstol.
Begrunnelse:
- Start med en kort innledning som gir oversikt over hva saken handler om og presenterer hovedpoengene i saken. Dette gir representantene en oversikt over hva de kan forvente og forbereder dem på de viktigste argumentene.
- I hoveddelen av begrunnelse bør du presentere ditt forslag mer i detalj. Teksten kan gjerne deles opp i mindre deler med underoverskrifter som adresserer forskjellige aspekter av emnet. Dette gjør det lettere for representantene å forstå de ulike elementene og hvordan de henger sammen. Bruk klare og konsise setninger, og unngå faguttrykk som kan være ukjente for noen av representantene. En god argumentasjon er avgjørende for å overbevise representantene om verdien av ditt forslag.
- Det er fint å knytte saken til Teknas styrende dokumenter for å synliggjøre viktigheten av saken og at de er i henhold til det Tekna skal jobbe med. Det kan være formålsparagrafen, foreningspolitiske mål, politisk plattform eller Teknas strategi.
- Bruk gjerne data, statistikk, og eksempler for å underbygge dine påstander. Dette gir deg et solid fundament for å argumentere og gir troverdighet til ditt forslag. En annen faktor er å inkludere både fordeler og ulemper ved forslag ditt. Det viser at du har vurdert saken fra flere perspektiver og gir representantene et mer nyansert bilde. Ta gjerne også med hvilke konsekvenser forslaget vil ha for Teknas omdømme, økonomi og bruk av ressurser (ansatte og/eller tillitsvalgte).
- Det er viktig å være ærlig og åpen om eventuelle utfordringer eller risikoer knyttet til forslaget, samtidig som du argumenterer for hvorfor fordelene oppveier ulempene.
Avslutt gjerne med en oppsummerende setning som bygger opp under forslaget til vedtak.
Skjema for innsending av saker
Her finner du skjemaet du skal bruke for å sende inn en sak til R-møtet.
