Slik tar du i bruk AI – uten at det koster skjorta
Det kan være kostbart og lite hensiktsmessig å investere tungt i kunstig intelligens (AI). Men er det måter å anvende AI som er mer overkommelig for d...
JUNGEL: Å finne riktig prosjektverktøy er slett ikke bare bare.
Kursinnsikt
Hvilket prosjektstyringsverktøy passer best for dine behov?
Publisert: 4. juni 2021
Et godt verktøy fjerner tidstyver og frustrasjon – og gjør bedriften din mer effektiv. Det gjelder bare å finne det rette.
Et prosjektstyringsverktøy hjelper deg i alle faser av et prosjekt. Fra planleggingsstadiet, til arbeidsflyten og helt frem til rapporteringen.
Et godt verktøy gir teamet ditt oversikt over fremgangen i prosjektet og kan spare teamet ditt for veldig mye tid som ellers ville gått med på møter og daglige oppdateringer.
I mange bedrifter brukes et verktøy bare fordi «det er det vi alltid har brukt». Kanskje fungerer det helt greit i dag. Men det kan være verktøy der ute som passer enda bedre til behovene deres.
Det er derfor lurt å holde seg oppdatert på hvilke muligheter du og teamet ditt har.
Slik kommer du i gang
1) Kjør behovsanalyse
I denne prosessen er det lurt å få en skikkelig oversikt over arbeidsprosessene på jobben. Skriv deretter en liste med funksjoner du trenger. Trenger du timeføring? Budsjettering og regnskap? Rapportering? Og hvilke andre programmer må systemet kunne snakke med?
2) Se hva som er tilgjengelig
Sjekk hvilke funksjoner de ulike programmene tilbyr. Lag en liste med kandidater som virker lovende.
3) Test verktøyet selv
Test verktøyene i praksis. Er systemet lett å forstå, og møter det de praktiske behovene dine? De fleste programmer har gratisversjoner eller prøvetider som lar deg teste de ut. Prøvekjør systemet, gjerne sammen med en god kollega.
4) Velg verktøy
Du har skaffet deg en oversikt og testet relevante systemer. Nå må du ta et valg.
5) Utnytt potensialet
Men, jobben er ikke over etter at du har valgt det perfekte systemet. Her har mange bedrifter et stykke å gå. Et verktøy som ikke brukes, er ikke mye verdt. Det ligger ofte et uforløst potensial i verktøyene man allerede benytter seg av.
Men vær tålmodig. Å rulle ut et nytt system er ikke gjort over natten. Bruk tid på å vise hvordan det nye systemet gjør hverdagen lettere for medarbeiderne dine. Sørg for at alle bruker systemet på riktig måte og at den viktige kommunikasjonen skjer i rette kanaler.
Er du klar for å avansere som prosjektleder? Sjekk Teknas etterspurte prosjektskole!
Verktøyene
La oss ta en kort titt på fem av de mest populære systemene:
Asana
Skjermbilde av Asana.
Asana er et fleksibelt og godt program som gjør samhandling enkelt for teamet ditt. Med Asana får du et rikt arsenal av funksjoner på kjøpet. Ifølge en kåring av PCmag.com, er Asana det aller beste verktøyet til å styre arbeidsflyten i prosjekter. Magasinet er et av flere nettsteder som har fyldige anmeldelser av de fleste av de mest kjente verktøyene.
Trello
Skjermbilde av Trello.
Trello er et pent og praktisk prosjektstyringsverktøy som er basert på Kanban-metoden. Her flytter du kort rundt på Trello-tavla når det er fremgang i ulike oppgaver. Alle kan kommentere på kortet underveis i prosjektet. Du kan også sette frister, samt laste opp bilder og dokumenter på kortet.
Microsoft Project
Hvis dere allerede bruker Microsoft Teams på jobb, kan MS Project være noe for dere. Særlig på store prosjekter, der det er behov for avanserte Gantt-skjemaer, er MS Project blant de beste i klassen. Gantt-skjemaer viser tidsplanen til et prosjekt og er et svært godt verktøy i større prosjekter der du er avhengig av at andre blir ferdige med jobben sin, før du får gjort din (såkalte avhengigheter mellom delmålene).
Hive
Skjermbilde av Hive.
Hive er prosjektstyringsverktøyet til selskaper som Uber, Netflix og Starbucks. Systemet er intuitivt, lett å bruke og har Gantt-skjemaer, en egen e-postløsning og massevis av andre funksjoner.
Monday
Monday har en lekker estetisk profil, er oversiktlig og lett å manøvrere seg i. Hver enkelt medarbeider kan legge inn oppdateringer på egne oppgaver, slik at det er tilgjengelig for alle andre på teamet. Det er også enkelt å kaste oppgaver eller «linjer» frem og tilbake mellom kolleger. PCmag.com påpeker at Monday er et bedre verktøy for å håndtere generell arbeidsflyt enn for langvarige og komplekse prosjekter.
Andre populære programmer
Prosjektskolen
Tekna tilbyr et komplett kursopplegg innen prosjektledelse. Bygg din egen prosjektkompetanse trinn for trinn!
