Ett av de beste rådene jeg har fått i min karriere

Jeg sørget for å bli introdusert og han ga meg rådet jeg har tatt med meg siden: Ikke les e-post!

For det er kanskje innboksen du gruer deg til når du skal tilbake på jobben etter ferien? Du gleder deg kanskje til å komme i gang med hverdagen igjen, komme inn i skyggen, til faste rutiner, møte hyggelige kollegaer og bruke hodet mer aktivt? Men så er det innboksen da, for mange av oss en lite lystbetont oppgave.

I Microsoft hadde jeg ca. 250 e-poster hver dag, og rådet om å ikke lese disse var derfor som musikk i mine ører. Og misforstå meg rett, min finske kollega snakket metaforisk. Det var forventninger at du leste e-posten og besvarte raskt, det han mente var følgende: 

1. Vit hva som forventes av deg og fokuser på hovedoppgaver
2. Prioriter
3. Sett tydelige forventninger, støtt og følg opp de som jobber med og for deg

Så før jeg begynner på innboksen jobber jeg på egen hånd med disse tre punktene. Jeg prioriterer etter hvordan jeg ligger an i henhold til mål og tar kontroll på egen kalender før alle andre er tilbake og fyller den med «sine behov».

Og for meg som leder har alltid tid med teamet vært viktigst. Som leder passet jeg på at jeg fikk 1:1-tid med hver enkelt av de som rapporterte til meg. Enten i form av en uformell kaffe, gjerne lunsj eller ut på en Walk&Talk en times tid. Dette la jeg inn tid til i kalenderen min, og jeg sendte invitasjon til de ikke var fysisk der jeg var.

Og tilbake til e-posten, jeg begynner ikke systematisk på toppen med de nyeste eller de eldste e-postene først. Jeg passer på at jeg ikke tar med meg sosiale medier vaner inn, dvs. scanner raskt etter det som fenger interesse. Da er det lett å gå glipp av noen, her snakker jeg av noen dårlig erfaring.

Sortering er gull verdt

Du får en fordel etter å ha jobbet mange år i Microsoft, du lærer hvordan jobbe smart med digitale verktøy. Innboksen min er prioritert og sortert så mye som mulig ved bruk av regler. Når du vet hva som er viktig og prioriterer hovedoppgavene så tar du med deg dette inn i oppsettet og bruken av e-post.

Bruker du ikke regler for å sortere epost så anbefaler jeg at du starter med det første dag etter ferien. Alle e-poster om GDPR i en mappe, der forsvinner en haug garantert. Alle nyhetsbrev i en mappe, på bunnen i innboksen din. Jeg pleier å sortere alle meldinger hvor jeg er på kopi en mappe og den leser jeg sist.

Jeg må innrømme at i Microsoft-perioden brukte jeg den mappen mest til SØK. Jeg prioriterte ikke å lese den når jeg fikk mer erfaring. Jeg skummer deretter raskt igjennom og flagger de som skal gjøres noe med før jeg putter dem i en behandlet mappe. Så enkelt blir du mer effektiv.

Og er du bekymret for at du går glipp av noe?

Artikkelen er skrevet av Vigdis Austrheim som leder Tekna-kurset Ny som leder. Les mer her!