Hei, det ser ut som du bruker en utdatert nettleser. Vi anbefaler at du har siste versjon av nettleseren installert. Tekna.no støtter blant annet Edge, Firefox, Google Chrome, Safari og Opera. Dersom du ikke har mulighet til å oppdatere nettleseren til siste versjon, kan du laste ned andre nettlesere her: http://browsehappy.com
Hopp til innhold
Kvinne henger opp lapp på To do-liste
SKRIV DET NED: Husk at du som prosjektleder også skal motivere og engasjere. Dette må ikke glemmes, heller ikke på to-do-listen.

Kursinnsikt

Derfor fungerer ikke to-do-listen

27. okt. 2022

Mange skriver to-do-lister, men det er ikke alle som greier å følge dem. Hva er trikset? Vi spurte team- og lederutvikler Sverre Gjestrum om råd.

Å skrive en to-do-liste virker kanskje som verdens eldste og enkleste kontortriks. Det er jo bare å skrible ned de punktene som skal gjøres, og så følge dem én etter én. Ifølge Sverre Gjestrum derimot, skal det mer til for at to-do-listen fungerer optimalt.

– Å skrive en to-do-liste handler om å disiplinere seg selv. Det er lett å havne i den fellen at man pøser på med punkter som ikke er gunstige for det endelige målet, eller som du egentlig ikke har kapasitet til å gjennomføre, sier Gjestrum.

Her er hans 5 trinn til to-do-listen som gir resultatene du ønsker deg:

1. Skaff deg kontroll

Som prosjektleder har du ofte ansvar for fremgangen i et prosjekt, men ikke nødvendigvis hverken personal- eller ledelsesansvar. Det er viktig at du passer på å ha såpass mye spillerom i arbeidshverdagen din, at du selv kan bestemme hva du skal gjøre når.

– Det å kunne sette dagsorden selv, er et avgjørende element i et godt arbeidsliv, sier Sverre Gjestrum.

2. Hva er viktig?

Det er ikke alltid så lett å svare på hva som er viktig og ikke. Noen ganger oppleves alt like viktig, og det kan virke umulig å skille klinten fra hveten. Ifølge Gjestrum har forskning vist at det i gjennomsnitt kun er 20 prosent av innsatsen som gir 80 prosent av verdiskapningen på arbeidsplassen. Dette kalles Pareto-effekten.

– Når du skriver to-do-listen, bør du prioritere oppgavene som skaffer bedriften verdier, sier Gjestrum.

Lyst til å bli en bedre prosjektleder? Sjekk ut Teknas etterspurte prosjektskole i fem trinn her!

3. Hvor brenner det mest - for deg?

Det kan være mye som haster på et prosjekt, men det er viktig å forsøke å rangere det som haster mest og det som haster minst. Da vil du kunne stole på to-do-listen din og fokusere på det som trenger oppmerksomheten din akkurat nå.

– Folk er forskjellige, så hva som haster, kan oppleves ulikt av ulike mennesker. Noen liker å få ting unnagjort med en gang, mens andre er mer tålmodige. Finn ut av hva som haster for deg og målet ditt og skriv to-do-listen din ut fra dette, sier Gjestrum.

4. Husk balansen

Den gylne middelvei gjelder også i arbeidslivet. Gjestrum mener det er lurt å komponere en to-do-liste som både inneholder saksorienterte oppgaver og mer menneskeorienterte oppgaver. Dette er spesielt viktig for en prosjektleder.

– Hvis man drukner i veldig konkrete oppgaver som prosjektleder, vil man gå glipp av viktig sosial omgang, sier Gjestrum.

Han mener en prosjektleder må være tett på de ansatte for å lykkes.

– Du må ta vare på folka dine, være en sparringspartner, kjenne på pulsen i prosjektet. Dette må også inn på to-do-listen, fordi det har med verdiskaping å gjøre, sier han.

I tillegg er det viktig å huske på egen balanse. Legg opp listen din etter hva du har å gi på ulike tidspunkter i løpet av arbeidsdagen. Er du for eksempel mest effektiv før lunsj? Klarer du to viktige møter etter hverandre? Gjestrum er opptatt av at du fordeler høyintensitets-oppgaver og lavintensitets-oppgaver jevnt gjennom dagen.

– Alle trenger restitusjon i løpet av en arbeidsdag. Det er viktig å være i riktig modus når vi skal prestere på vårt beste, sier han.

Lyst til å bli en bedre prosjektleder? Sjekk ut Teknas etterspurte prosjektskole i fem trinn her!

5. Tenk belønning

Hvis du presser på uten å gi deg selv belønninger, blir du fort sliten. Når du skriver to-do-listen, er det derfor viktig å huske på å legge inn mer lystbetonte oppgaver etter de oppgavene som er tyngre eller kjedeligere.

– Dette kan gi deg mer utholdenhet og mer glede i jobben, sier Gjestrum.

Han mener også det er viktig å huske på 8-8-8-regelen: 8 timer på jobb, 8 timer med noe annet og 8 timer søvn. I tillegg tror han på enkle triks, som å krysse av oppgavene du har gjort på lista eller kaste post-it-lappene i søpla.

– Dette frigjør dopamin i hjernen, som gir oss drive og engasjement, sier han.

…. og hva er gevinstene med en god to-do-liste?

– Det gir deg en mer effektiv hverdag og lavere puls, sier Gjestrum.

Han forteller at vi mennesker har en tendens til å bli opptatt av det vi blir eksponert for, og at vi uten konkrete planer lett kan miste fokus.

– Når du kommer på kontoret, så begynner kanskje en telefon å ringe og så får du en mail og etter det en mail til. Hvis du ikke har en plan for dagen, så vil tilfeldighetene råde. Da er det vanskelig å nå målene sine, sier han.

Sverre Gjestrum har laget en rekke nyttige videoer for Tekna om ulike temaer innenfor ledelse og arbeidsliv, blant annet om det å skrive to-do-lister. Ta en titt!

Les også

Relaterte kurs og arrangementer