5 vanlige tabber nye ledere gjør

Her er 5 vanlige feil vi gjør når vi er ny som leder, og det er viktig å forstå at disse gjelder både om du kommer som ny inn i virksomheten eller om du er rekruttert fra en fagstilling internt.

1.  Du forstår ikke at du har fått et nytt yrke

Glem at du er kanskje den beste fagspesialisten og at du er kompis og godt likt av alle. Den tiden er forbi og du må nå ta i bruk et helt annet ferdighetsregister enn hva du er vant til.

Dine tidligere gode kollegaer vil se på deg med nye øyne. De som alltid fortalte hva de syntes om jobben sin og de ulike lederne vil vokte sine ord, og siden du nå er nøkkelen til bedre lønn og artigere arbeidsoppgaver vil kommunikasjonen dere imellom endre seg.

Husk også at du selv ikke lenger kan fortelle dine personlige meninger om virksomheten. Som leder må du være en lojal representant for organisasjonen i møte med medarbeiderne. Det du sier og lover vil gjelde, derfor må du også være mer forsiktig med hva du sier.

Den trygge tiden som spesialist er over. Det er ikke du som skal gjøre jobben lenger.  Din jobb er å skape et miljø som andre kan prestere i. Du skal representere og fronte virksomhetens forventninger og krav til medarbeiderne og formidle både populære og upopulære avgjørelser. Samtidig må du forsvare medarbeiderne mot for høye/urealistiske krav. Den balansegangen er det mange nye ledere som sliter med.

2. Du forstår ikke at medarbeiderne vil teste deg

Alle har behov for å bli kjent med sjefen sin og mange gjør dette ved å teste hva de kan komme seg unna med. Det kan være at de unnlater å gjøre oppgaver, eller at de dumper oppgaver på deg som de burde løst selv. Andre vil kanskje åpenlyst utfordre beslutningene dine, eller stille krav om hvilke ting du skal ta tak i. Det er gjerne noen gamle konflikter som har ligger og ulmer og som noen ser sitt snitt i å få vendt til sin fordel med den nye sjefen.

Hvordan skal du håndtere testperioden?

Det viktigste den første tiden er at du er EKSTREMT TYDELIG. Vær bevisst på at medarbeiderne har behov for å teste deg og at de kanskje ubevisst er litt vanskeligere enn normalt. Vær 100% klar på hvilke krav du stiller til dem og hvor ulike oppgaver hører hjemme. Ikke gi kjappe svar og aldri velg side i noen konflikt før du har alle fakta på bordet.

Et mer praktisk råd er å samle dem du skal lede og gi dem en bruksanvisning på deg selv. Fortell hva du er god til, hva som er viktig for deg, hva de kan og ikke kan bruke deg til og ikke minst at du har tenkt å bruke den første tiden til å lære og lytte.

Bonustips: Be gjerne alle skrive ned tre råd om hva som skal til for å lykkes som leder hos nettopp dem. Det gir et sterkt signal om at du tar dem på alvor og kan gi noen fine tips til videre arbeid.

3. Du gir ikke kritikk

Det å følge opp og gi tilbakemelding på dårlig utført arbeide eller dårlig oppførsel opplever mange som vanskelig. Men faktum er at om du ikke tar tak i det vil du skuffe både den som har levert arbeidet og resten av organisasjonen.

Medarbeideren som leverer under pari og ikke får justert kvaliteten vil bli sint når han oppdager – og det vil han – at du ikke har gitt han mulighet til å justere inn kvaliteten på det han leverer. Resten av organisasjonen vil lide av å ha en som ikke leverer skikkelig og det er også fare for at andre legger seg på et lavere nivå.

Lær deg å gi kritikk. Konstruktiv kritikk. Formulerer du kritikken på en skikkelig måte unngår du at den du kritiserer går i forsvar eller konflikt. Her er en metode for å gi gode tilbakemeldinger:

1. Beskriv hva du ser, hører, opplever
2. Lytt til medarbeiderens versjon av saken
3. Stem av og uttrykk hva du føler om situasjonen
4. Forklar konsekvensene. Dette er viktig for at personen skal forstå hvorfor en endring er nødvendig
5. Forklar hvilken endring du ønsker å se
6. Bli enige om en handlingsplan

Bonustips:

Unngå ordet ”du” når du kritiserer. Snakk heller om ”Jeg”. Jeg blir litt skuffet … , Jeg blir irritert … , Jeg føler … Det er veldig effektivt for å unngå konflikt: Du blir tydelig på at dette ikke dreier seg om personen du snakker til, men om hvordan arbeidet hans påvirker deg.

4. Du tar ikke tak i konfliktene

Konflikter mellom medarbeidere er ekle og vanskelige og et mareritt for de fleste sjefer. Ekstra ekle er de for deg som er ny som leder og ikke helt vet hvem du skal stole på og hva som er sant.

Trøsten er at de fleste konflikter løser medarbeiderne selv. Men for at du skal unngå at det ødelegger arbeidsmiljøet må du vite hvordan du kan hjelpe dem på vei.

Her er noen ulike typer konflikter og hvordan du håndterer dem:

Falsk konflikt: Oppstår når gruppen trenger for å lette på trykket. En liten uenighet blir forstørret og dramatisert. Dette er ofte en måte å uttrykke en generell misnøye.

Løsning: Finn ut hva misnøyen egentlig dreier seg om.

Rollekonflikt: Det er uklart hvem som er ansvarlig for hva, oppgaver faller enten mellom to stoler eller blir utført av andre. Det oppstår rivalisering om arbeidsoppgavene.

Løsning: Vær klar på hva som er den enkeltes ansvar og myndighet. Fordel oppgavene.

Sakskonflikt: Personer som ikke klarer å slippe sitt syn på virkeligheten ender ofte opp i diskusjoner om rett og galt, godt eller dårlig. Konflikten kan skyldes ulike oppfatninger av hvordan en oppgave skal løses.

Løsning: Forlang lojalitet til målet når beslutningen er tatt. Fokuser på mål og resultater i stedet for metode.

Interessekonflikt: Omorganisering og nedbemanning nesten alltid føre til interessekonflikter. Kanskje noen blir forfremmet på bekostning av en annen med høyere kvalifikasjoner.

Løsning: Forklar hvorfor avgjørelser ble tatt . Det er lettere å ta imot en beslutning som er basert på fakta og objektivitet.

Verdisynskonflikt: Ulikt menneskesyn. moral eller rett og slett personlighet kan skape konflikter som er ekstremt vanskelige å løse.

Løsning: Å få partene til å inngå kompromiss med sitt verdisyn er tilnærmet umulig, men om du klarer: Finn ”common ground” og jobb derfra. Eller: Erkjenn at dette klarer du ikke å løse, men forlang lojalitet mot mål og resultater.

Hva gjør du om du selv blir angrepet?

1. Lytt. La motparten tømme seg.
2. Bekreft. Gi bekreftelse på hva du hørte og be dem utdype for å komme til bunns i følelsen.
3. Vent med å forsvare deg. Av og til kan det være en reell grunn til konflikt, men ofte dreier det seg om misforståelser. Det er uansett best å vente til du har funnet årsaken til konflikten/misforståelsen.
4. Vis forståelse. ”Hvis det er slik du ser på saken….”; ”Hvis du tror jeg gjør dette for å…”, ”Hvis du har blitt for talt at ..” og lignende  ”så skjønner jeg godt at du føler det slik du føler”
5. Anerkjenn følelsene og åpne for dialog. Ikke avvis eller latterliggjør. Alle som tar opp en konflikt med deg fortjener respekt. Tar du følelsene på alvor og er det mye lettere for motparten å erkjenne at dere har ulike syn på en sak og jobbe videre for å finne konstruktive løsninger.

5. Du blir for autoritær

Mange nye ledere går i den fella at de tror at ledelse dreier seg om å gi ordre som undersåttene skal adlyde blindt. Forsøker du med en autoritær lederstil kan du regne med ett av tre ulike hendelsesløp:

1. Medarbeiderne mister arbeidslysten og slutter
2. De blir redde og unngår å fortelle at dine ordre er umulige å gjennomføre. De sier i stedet ”ja” og  resultatet av arbeidet blir dårlig og i verste fall farlig.
3. De gjør opprør.

Unngå den autoritære stilen ved å involvere og delegere. Spesielt erfarne og oppegående folk må du være flink å involvere i beslutningsprosessene.

NB: Det er arbeidere fra noen nasjonaliteter som er så vant til autoritære ledere at de nesten ikke fungerer om de får spillerom, så bruk ordre om du må.

Hvordan bli en bedre leder?

Erfaring er den beste lærer, men i Tekna har vi også noen gode lederkurs for den som ønsker å lære mer om faget.

Tekna tilbyr blant annet GILA – lederutvikling for teknologer og flere typer kurs i prosjektledelse.

Av Kåre Garnes

Kilde: http://chef.se/guide-ny-som-chef/