Tid til overs? Bruk den til å rydde i Outlook

Er du én av dem som lar mailboksen flyte over av viktige og mindre viktige mailer om hverandre og ender opp med en innboks uten struktur og oversikt?   

Det kan skape stress og kaos i arbeidshverdagen, men med enkle grep kan du enkelt få oversikt over alle gamle, nye og kommende e-poster. Det vil gjøre at du arbeider mer effektivt og sparer tid.

– Mange danner seg svært komplekse arkivløsninger med mange mapper og planlegger skippertak for rydding, men setter aldri av tid til det. Det må en atferdsendring til, forteller Kjetil Steen Solberg.

Han er fagansvarlig for planlegging i GK Norge AS. Han har lang erfaring innen optimalisering i bruk av kontorstøtteprogrammer og prosjektplanleggingsverktøy, og har holdt foredrag og kurs i over 20 år – deriblant for Tekna.

Er du i en arbeidssituasjon nå hvor du enten er permittert eller delvis permittert kan det fort bli lange dager. Å rydde i Outlook er et av grepene du kan gjøre for å holde deg produktiv, så hvorfor ikke bruke tiden til å rigge deg slik at du står klar med en ryddig og strukturert Outlook dagen du skal tilbake i jobb?

Slik organiserer du mailinnboksen

Outlook fungerer som et gruppeverktøy som omfatter flere funksjoner, som e-post, organisering, kalender for planlegging, kontaktbok, notatblokk samt oppgaveliste. Det praktiske med Outlook er at du har alt samlet på ett sted, men det gjelder å ha god oversikt – spesielt i innboksen.

– Det har blitt en trend at vi skriver til hverandre fremfor å snakke sammen, men all mailutveksling må håndteres på en skikkelig måte. I mailboksen bør du lage et så enkelt arkivsystem som mulig.

Solberg mener det holder å dele alt inn i to mapper: en arbeidsrelatert innboks og en privat. Mailer du mye privat kan du lage mapper innenfor der om du ønsker. 

– Blir du god på å benytte deg av søkemotoren i Outlook blir det enkelt å finne mailene du leter etter – på samme måte som når du bruker Google som søkemotor. 

Bruk også lagringsmedier som skylagring for å ta vare på ting som er spesielt viktig, siden en innboks ikke er et varig oppbevaringssted.

– Videre kan du kategorisere mailer etter farger. Del inn i fire hovedkategorier som arbeid, videreutvikling, privat og sosialt, og grupper mailene i de to hovedmappene dine. På denne måten slipper du å bruke tid på å rydde. 

Har du tid til overs? Dette kurset lærer deg å utnytte Outlook maksimalt. La det bli ditt viktigste planleggingsverktøy og få en enklere og mer oversiktlig arbeidshverdag.

Luk ut ikke-personlige mailer

Ifølge Solberg er det en kjensgjerning at rundt 60 prosent av mail vi mottar ikke er til oss personlig – at navnet vårt ikke er en del av «til-feltet». Det kan være mailer hvor du bare står på kopi eller fellesmailer.

– For disse mailene kan du lage en egen mappe hvor de legges automatisk. Dette kan du også gjøre med for eksempel reklamemailer fra flyselskap, nettbutikker og annet. På denne måten luker du bort mye og sitter igjen med det viktigste i hovedinnboksen, tipser Solberg.

Det er ikke til å stikke under stol at en ryddig innboks gjør noe med det mentale. Ut av syne, ut av sinn. Åpner du en relativt tom innboks har du kontroll, og du vet med en gang hva du skal ta tak i når du kommer på jobb om morgenen.

– En tømt innboks er en fornøyelse i seg selv og en seier for mange. Du har nådd et mål. Det er som tidligere admiral William H. McRaven i det amerikanske sjøforsvaret sa i en tale om viktigheten av å re opp sengen hver eneste morgen.

McRaven mener at vil du forandre verden, må du starte dagen med å re opp sengen. Da har du utført din første oppgave i løpet av dagen, som vil gi deg en stolthetsfølelse og oppmuntre deg til å gjøre en ny oppgave – og enda en – og enda en til. Klarer du ikke de små tingene, vil du aldri klare de store.

Svar på mail tre ganger om dagen

Noen har en jobb som krever at de leser og svarer på mail fortløpende, men for mange holder det å gjøre det noen ganger om dagen. Solberg råder deg til å sette av tid til å lese mail om morgenen, før eller etter lunsj og før du avslutter arbeidsdagen.

– Les mailen, svar med en gang eller planlegg når du skal svare og legg den i riktig mappe. Et godt råd er også å jevnlig tømme papirkurven din. Dette er noe jeg gjør hver dag før jeg går fra jobb. Selv praktiserer jeg «zero-innboks». Det vil si at når arbeidsdagen er over er også innboksen min tom, sier Solberg.

Et godt tips er å ikke bare bruke Outlook-kalenderen som en møteplanlegger, men også som en arbeidsoppgaveplanlegger for deg selv med oppgaver du skal gjøre – som å svare på mailer og sortere dem.

– Alle mailer du får tilsendt til deg, fortjener et svar. Jeg synes det er nedrig å ikke svare på mailer – det er allmenndannet folkeskikk. Tar det mer enn 15 sekunder å svare på en mail, kan du kjapt svare at «jeg svarer deg innen da og da», finner en tid i kalenderen og sette av tid til å svare. Da skaper du en forventning om når de får svar.

Bruk oppgavelisten aktivt

Et annet praktisk verktøy Solberg bruker mye er oppgaveliste. Det gir deg oversikt over når du skal utføre oppgaver og som lar deg krysse dem ut etter hvert som du blir ferdig. Solberg sitt beste tips for verktøyet er å legge oppgaver på topp i kalenderen som ikke opptatt-hendelser.

– Da kan du avsette tid til oppgaver over flere dager og du vet hvilke oppgaver du kan jobbe med innimellom andre gjøremål. I oppgavelisten kan du også legge inn oppgaver du skal gjøre om 3-6 måneder, som markedsplaner, salgsprospekter, budsjetter og prosjektevalueringer.

Dette skaper en forutsigbarhet i arbeidshverdagen og du vet hva du kommer til. Solberg mener du bør planlegge rundt 60 prosent av dagen din i kalenderen. Da jobber du mer effektivt og etterlever det du har notert i kalenderen. 

– Uten en klar plan for dagen blir det ofte slik at du møter opp på kontoret, henter kaffe, setter deg ned og spør deg selv «hva skal jeg gjøre i dag?», starter PC-en, Outlook og sjekker innboksen. Da har du fort tapt en halvtime-time av arbeidsdagen allerede.

– Planlegging gjør at du slipper å gå rundt å huske alt du skal gjøre og du genererer hjernekraft til det du faktisk skal gjøre den dagen, sier Solberg.