Slik strukturerer du dagen din

Bli en mester på å håndtere avbrytelser, distraksjoner og prioriteringer.

Nå er det mange i de tusen hjem landet over som jobber hjemmefra. Det kan by på både frustrasjon og konsentrasjonsvansker, med mange avbrytelser og distraksjoner i løpet av dagen – både fysisk og digitalt.

Heldigvis har Cecilie Thunem-Saanum mange gode råd til deg som ønsker å få bedre struktur på dagen din. Hun er foredragsholder og forfatter innen kommunikasjon og tidsstyring og jobber bredt innen offentlige og private virksomheter.

– Kursene jeg holder for Tekna er ment for arbeidshverdagen, men mange av tipsene er like gyldige for privatlivet og fritiden.

De tre M-ene som avbryter

Å holde konsentrasjonen gjennom en hel arbeidsdag, er noe de færreste av oss klarer. Det er stadig ting som avbryter og distraherer oss, og her trekker Thunem-Saanum frem det hun kaller for de tre M-ene.

– Dette er mail, møter og mennesker. Mail er en samlebetegnelse for alle digitale distraksjoner. Mennesker er kolleger på kontoret som kommer bort til plassen din, eller som i disse dager kan være barna dine eller andre du har rundt deg hjemme som også vil ha oppmerksomheten din.

Men hvorfor lar vi oss avbryte? Hvorfor er vi så dårlige på å holde fokus?

– Det jeg opplever i alle bransjer og bedrifter er at vi vil så gjerne. Vi vil være til hjelp og yte service. Det skal vi fortsette med, men du kan også lære deg noen teknikker for å beholde velviljen samtidig som du klarer å jobbe uavbrutt i korte økter.

Etabler et filter

En av teknikkene handler ifølge Thunem-Saanum om å etablere det hun kaller filteret vårt. For å finne ut hva og hvem som skal få slippe gjennom filteret, kan du definere følgende spørsmål: Hvilke situasjoner og personer må du til enhver tid være tilgjengelig for?

– Det finnes flere situasjoner og personer vi må håndtere og svare med en gang. Det gjelder både på jobb og privat. Filteret vårt er ganske konstant i ulike livs- eller prosjektfaser, så når vi først har blitt bevisst på hvem og hva som bør få prioritet, slipper vi å bruke energi på å tenke gjennom det hver gang.

Se for deg følgende scenario: Du har satt av 20 minutter til å jobbe med en bestemt oppgave, men så ringer telefonen. De fleste kan vente denne tiden før du ringer tilbake. Om ikke, så er det fordi personen skal gjennom filteret ditt.

– Det kan være når barnehagen eller skolen ringer, eller gamle foreldre. Da er det ofte viktige telefoner. Er det en telefonselger eller en samtale som ikke haster, kan personen vente. Vi tror alltid vi svare, og jo travlere vi er, jo lettere oppgraderer vi hva som er viktig. Vi blir for travle til å skille mellom hva som er viktigst og hva som kan vente.

På en arbeidsplass blant kolleger oppstår fysiske avbrytelser lett. Som med så mye annet er det også trening som gjelder for å håndtere disse. Blir du avbrutt når du er midt inni en god arbeidsøkt, er det innafor å be kollegaen komme tilbake om 10-15 minutter – om det ikke er noe som virkelig haster.

– På denne måten sikrer du flere ting: Du får opp tempo og gir deg selv en tidsfrist samt siler ut for kollegaen din hvor viktig det den lurer på faktisk er. Er det viktig nok kommer kollegaen din tilbake. Andre ganger løser ting seg.

Kunne du tenke deg å lære mer om hvordan få struktur på jobben? Sjekk ut kurset til Cecilie Thunem-Saanum her!

Lær deg å få bedre tid

Ved å få mer struktur på dagen din blir du mer effektiv og får bedre tid til oppgavene dine. Ifølge Thunem-Saanum bør du starte dagen med å gi deg selv tidsfrister – spesielt om du nå jobber hjemmefra.

– Sett av tid om morgenen til å surre litt rundt, drikke kaffe og sjekke mail, men planlegg at du for eksempel fra kl. 09:00 skal gå i gang med en hovedoppgave. Se på det som at du har et møte med deg selv og lag tidsintervaller. Ellers løper tiden fort frem til det plutselig er tid for lunsj.

Hjemmekontor med partner og barn hjemme samtidig kan by på noen utfordringer, og det er lett å la seg avbryte. Har du eldre barn kan du lage tydelige skiller så de skjønner når du er opptatt og ikke.

– Si for eksempel at «jeg er helt ledig fra kl. 10:00». Etter det legger du bort jobben til et gitt klokkeslett og er 100 prosent tilstede, i stedet for å konstant være delvis jobb og delvis forelder eller partner. Da leverer du dårligere på begge områder og oppleves som lite tilstedeværende.

Med hjemmekontor og flere personer hjemme bør du også glemme tanken på at du skal jobbe 7,5 timer i strekk. Her er tipset å lage bolker for dagen.

– Jeg, for eksempel, er med barna en liten stund om morgenen før jeg jobber effektivt en time med døren lukket til kontoret. Så går jeg på kjøkkenet og lager lunsj til barna og er tilstedeværende for dem når de har friminutt og lunsjpause, eller når jeg vet de har et fag på hjemmeskolen og trenger min veiledning. Etter det kan jeg jobbe fokusert igjen.

Thunem-Saanum presiserer at dette ikke fungerer med en 3-åring hjemme, så vær realistisk ut fra egen livssituasjon og hvem du bor med. Bor du alene, anbefaler hun å lage noen digitale treff i løpet av dagen.

– Ta en digital kaffekopp med en kollega uten agenda. Ellers er det som alltid viktig med fysisk aktivitet og frisk luft – det kan fort bli mye stillesitting på hjemmekontor. Pauser er også avgjørende for god effektivitet gjennom dagen.

Når arbeidsdagen er over råder Thunem-Saanum deg til å rydde bort jobben fysisk – unngå å la Laptop-en bli stående på bordet når du spiser middag, for eksempel. Har du mulighet, er det beste å ha en egen sone i stuen eller på soverommet hvor du jobber.

De beste tipsene til å strukturere dagen

  • Bruk filteret ditt og vær bevisst på hva som får oppmerksomheten din. Et par ganger i løpet av dagen bør du klare å jobbe uavbrutt.
  • Ha fast struktur og takt for når du jobber med lette oppgaver og med dybdeoppgaver.
  • Jobber du fra kjøkkenet eller stuen, bør du rydde bort jobben fysisk når arbeidsdagen er over.
  • Veksle mellom arbeid og privat. Lag mat når du lager mat, selv om mobilen ringer (om det ikke er noe eller noen som skal gjennom filteret ditt).
  • Innse at multitasking er kommet for å bli. Mellom fokusfaser er det greit å sjonglere, men skill mellom jobb og privat så godt du kan. Dette gjelder spesielt på hjemmekontor.
  • Bruk prioriteringsspørsmålene til å prioritere riktig: Hva har størst verdi? Hva har størst konsekvens om jeg lar vær å gjøre det?
  • Prioriter hvilke møter du deltar i og ikke. Nå om dagen med mye videomøter ser vi en tydelig tendens hvor mange forteller om færre og kortere møter enn før – folk legger lista høyere for om møtet er nødvendig eller ikke. Vi har ikke samme digitale kondisjon.
  • Husk gode pauser og frisk luft innimellom slagene. Reis deg gjerne en gang i timen, rydd bort halvdrukne te- og kaffekopper, scroll 3 minutter på Instagram, svar på en mail eller bare se ut vinduet en liten stund.

Flere tips får du her!

Styr tiden din

Klarer du å bli mer bevisst på tidsstyring vil det lette både arbeidspresset og gi rom for viktige prioriteringer. Du blir tryggere på deg selv og får økt mestringsfølelse både på jobb og privat. For å oppnå dette anbefaler Thunem-Saanum at du svarer på to prioriteringsspørsmål:

1. Hva har størst verdi? 2. Hva får størst konsekvens om jeg lar vær å gjøre det?

– Noe som har stor verdi kan være en tidsfrist på et prosjekt. Har du flere tidsfrister, men ser at du ikke rekker alle, må du vurdere hva som har størst konsekvens om du ikke fullfører innen fristen. Innebærer det ene prosjektet at du har lovet noe til noen andre, veier det tyngre enn andre frister.

Målet med tidsstyring og riktige prioriteringer er å unngå «den fattige følelsen». Den oppstår når du har løpt mentalt hele dagen med mye ad hoc-oppgaver og høyt tempo, svart på mail, chat, deltatt på webinarer og så videre.

– Da tenker du kanskje «hva har jeg egentlig gjort i dag?» og har ikke vært bevisst på hva som har størst verdi og konsekvens. Selv om du har jobbet i høyt tempo, har du ikke vært effektiv, sier Thunem-Saanum.

Så enkelt er det å endre vaner

Den gode nyheten til deg som ønsker å få bedre struktur på dagen din er at det ikke er snakk om en stor livsstilsendring. Det er snakk om endring av hverdagsvaner basert på hvem vi er og verdiene vi har.

– Utfordringen er at det må trenes på. Du må være motivert og ha lyst. Det er litt som å kjøpe seg ny mobiltelefon hvor ingen av appene ligger der de pleide å være. Du må lære deg å håndtere nye vaner.

Kurset Thunem-Saanum holder om hvordan få struktur på jobben er en god miks av teori, forskning og praktiske tips. Du får mange konkrete verktøy og modeller du kan trene på.

– Det er veldig banale ting satt i system. Jeg pleier å si at det skal ikke ta tid å styre tiden. Du får enkle verktøy som ikke krever noe annet enn at du faktisk må gjøre det og teste det ut.

Kurset til Cecilie Thunem-Saanum om hvordan få struktur på jobben kan du lese mer om her.

Cecilie Thunem-Saanum

  • Prisvinnende foredragsholder innen kommunikasjon og tidsstyring.
  • Er også forfatter, rådgiver og mentor, og ga ut boken «Tid til alt» i 2015. I mars 2020 kom den i nytt opplag og følger med Tekna-kurset hun holder.
  • Jobber bredt med både offentlige og private virksomheter, med hele landet som arbeidssted.
  • Har drevet sitt virke siden 2004. Jobbet tidligere som leder innen kultur, hotell og reiseliv.
  • Har utdannelse innen språk, kommunikasjon og ledelse.
Publisert: 7. april 2020