Slik skriver du din første bærekraftrapport

Bærekraft, det grønne skiftet, ESG (enivoronmental, social and governance). Dette er alle begreper som i økende grad opptar virksomheter, myndigheter og enkeltpersoner. Både myndigheter, samfunnet som helhet og andre interessenter, forventer i større og større grad at virksomheter opplyser om sitt arbeid med bærekraft.

Hva slags påvirkning har virksomheten på mennesker og miljø? Hvilke tiltak og hensyn gjør bedriften i sitt bærekraftarbeid for å bidra til en mer bærekraftig utvikling? Har disse tiltakene og initiativene effekt?

Dette er typiske spørsmål, en bærekraftrapport kan tydeligjøre og synligøre nytteverdien med å komme i gang med rapportskrivingen.

Se streamingen: Hvordan blir mindre selskaper påvirket av de nye rapporteringskravene til bærekraft?

Om du og din virksomhet ikke har produsert en bærekraftrapport tidligere kan det virke som en utfordrende oppgave. Men å skrive rapporten kan gi dere mye innsikt i virksomhetens påvirkning, og arbeid med bærekraft. Det vil legge grunnlaget for videre arbeid med bærekrafttemaer som er viktige for din arbeidsplass, og dens lønnsomhet på sikt.

Her er noen tips for å komme i gang med din første bærekraftrapport:

Tydelig ansvarsfordeling og fremdriftsplan

For at prosessen med bærekraftrapporten skal gå så knirkefritt som mulig er det viktig at det arbeides strukturert med rapporten. Særlig hvis man ikke har en intern ressurs som jobber målrettet med bærekraftarbeid gjennom året, er det viktig med en tydelig ansvarsfordeling fra start.

Allerede i tredje eller fjerde kvartal bør dere begynne arbeidet ved å sette ned en arbeidsgruppe på 2-4 personer (avhengig av størrelse på virksomheten), og sett en frist for publisering. Så kan gruppen arbeide seg «baklengs» gjennom prosjekter for å bestemme når forskjellige delmål må være nådd, og deler ferdigstilt, slik at dere skal være klare med sluttproduktet til fristen.

Det er lurt å kartlegge om det er spesifikke datoer, for eksempel styremøter, ledermøter, lovpålagte rapporteringsfrister eller lignende du må forholde deg til. Et tips for å sikre god fremdrift i prosessen, er å sette opp jevnlige statusmøter med arbeidsgruppen, for eksempel annenhver uke.

Kartlegg hvilke lovkrav virksomheten er omfattet av

De siste årene har det blitt etablert flere lover nasjonalt og internasjonalt som krever at virksomheter er mer åpne om sin påvirkning på miljøet og samfunnet rundt seg, samt hvordan de jobber med å redusere eventuell negativ påvirkning. Hvilke lovkrav det enkelte foretak av kan være avhengig av antall ansatte, driftsinntekter, eiendeler eller sektor.

Før dere går i gang med datainnhentingen, anbefales det å kartlegge hvilke lover virksomheten er omfattet av slik at du sikrer innhenting av riktig data, og/eller gjennomføring av lovpålagte aktiviteter.

I Norge er mange virksomheter omfattet av Åpenhetsloven og Aktivitets- og redegjørelsesplikten (ARP).

Med EUs «Grønne giv» blir også mange norske bedrifter omfattet av aktivitets- og rapporteringskrav, herunder klassifisering av aktiviteter etter Taksonomien for bærekraftig økonomisk aktivitet og rapportering etter EU Sustainable Finance Disclosure Regulation (SFDR) for finansinstitusjoner.

Innen de nærmeste årene vil også flere norske bedrifter bli omfattet av EUs bærekraftsdirektiv

Innen de nærmeste årene vil også flere norske bedrifter bli omfattet av EUs bærekraftsdirektiv (Corporate Sustainability Reporting Directive, CSRD) som vil kreve rapportering som oppfyller kravene i Europeiske standarder for rapportering av bærekraft (European Sustainability Reporting Standards, ESRS). Disse kravene er omfattende, og det anbefales å sette deg inn i de kravene som kommer for kunne rapportere når de trer i kraft.

Bruk etablerte rammeverk

Dere trenger ikke starte på bar bakke når dere skal utforme virksomhetens første bærekraftrapport. Det finnes flere veletablerte og anerkjente rammeverk man kan la seg inspirere av. Rammeverkene varierer i hvor omfattende de er, de dekker også forskjellige temaer og har ulike krav til datainnhenting. Noen er sektorspesifikke, mens andre er knyttet til spesifikke lovkrav (se over). Noen bedrifter lar seg inspirere av flere rammeverk, men det anbefales å hovedsakelig følge ett rammeverk som man kan henvise til i rapporten.

Henviser dere til et rammeverk er det viktig å oppgi om man rapporterer etter, eller er inspirert av det aktuelle rammeverket.

Henviser dere til et rammeverk er det viktig å oppgi om man rapporterer etter, eller er inspirert av det aktuelle rammeverket.

Noen av de vanligste rammeverkene å følge er:

• World Economic Forum (WEF) rammeverk for ESG rapportering
  
  WEF rammeverket ble lansert i 2020 og er tatt i bruk av mange bedrifter i hele verden. Rammeverket fokuserer på fire temaer: «People, Planet, Prosperity, og Governance», med tilhørende datapunkter. Rammeverket legger opp til en oversiktlig struktur og passer virksomheter som tidligere ikke har rapportert på bærekraft.

• Global Reporting Initiative (GRI) rammeverk
  
  GRI rammeverket er trolig det mest anerkjente og brukte rammeverket for bærekraftrapportering. Rammeverket baserer seg på vurdering av vesentlighet (under). Alle virksomheter må rapportere på «Universal standards» i tillegg til «Topic Standards» som er basert på hvilke temaer virksomheten har vurdert som mest vesentlige for sin drift, og deres positive/negative påvirkning. Det eksisterer også «Sector Standards» for enkelte næringer/sektorer som skal sikre mer konsistent rapportering på temaer som er vurdert som vesentlige for den aktuelle næringen. GRI rammeverket er mer omfattende og krever en grad av modenhet for å kunne rapportere etter. Har man ikke tilstrekkelig data kan man likevel skrive en GRI «inspirert» rapport.
  
  GRI rapportering vil bidra til at virksomheter som etter hvert må rapportere etter ESRS rammeverket (nevnt over), som forventes ferdigstilt ila. 2023, vil være godt forberedt til det.

• Sustainability Accounting Standards Board (SASB) rammeverk
  
  SASB rammeverkene er utviklet for offentliggjøring av økonomisk vesentlig bærekraftinformasjon fra selskaper til deres investorer. Det eksisterer 77 sektorspesifikke rammeverk/standarder som er utviklet for å rapportere på vesentlige temaer innenfor den aktuelle næringen/sektoren.

• Task Force on Climate-related Financial Disclosures (TCFD)
  
  TCFD er et felles globalt rammeverk for selskaper for å rapportere hvordan klimaendringer vil påvirke virksomheten deres. Rammeverket krever rapportering på gjennomført risikoanalyse basert på scenarioanalyser av risikoene og mulighetene som økende temperaturer, klimarelatert politikk og ny teknologi medfører for virksomheten.
  
  Man inkluderer gjerne rapportering på klimarisiko etter TCFD-rammeverket inn i en større bærekraftrapport som kan følge et annet rammeverk (f.eks. GRI).
  
  TCFD er ikke lovpålagt i Norge, men Finanstilsynet oppfordrer/forventer at bedrifter og finansinstitusjoner inkluderer klimarisiko i sin risikostyring, og rapporterer på dette årlig.
  
  Søsterrammeverket for naturrisiko, Task Force on Nature-related Financial Disclosures (TNFD) er nå også publisert og vil trolig bli forventet eller påkrevd i løpet av de neste årene.

Vurder vesentlige bærekraftstemaer

Det er ikke meningen at alle skal rapportere på alt, men snarere å rapportere på de temaene som er «vesentlige» for bedriften. Det viktigste er å vise leseren hvor virksomheten bidrar positivt, og hvordan det arbeides med å redusere negative fotavtrykk. Her kan det være lurt å ha gjennomført og inkludert en vesentlighetsanalyse for å avdekke hvilke temaer som ansees som vesentlige.

Med innføringen av EUs bærekraftdirektiv (CSRD) vil omfattede virksomheter være påkrevd å gjennomføre en såkalt «dobbel vesentlighetsanalyse». Dette betyr at virksomheten ikke bare skal vurdere sin påvirkning på omverdenen, men også hvordan omverdenen påvirker virksomheten finansielt.

Etabler enhetlig system for datainnhenting

Det viktigste, og kanskje mest utfordrende, aspektet ved å produsere en bærekraftrapport er datainnhentingen. Ofte skal man hente inn og kalkulere data fra mange forskjellige deler av bedriften. Her vil ansvarsfordeling og oppfølging være nøkkelen for å strømlinjeforme denne prosessen. Sett opp et oversiktlig dataark med nødvendige datapunkter fra utvalgt rapporteringsammeverk og eventuelle lovkrav.

Det finnes også digitale plattformer og systemer som kan effektivisere datainnhentingen. Om dere er en større bedrift anbefales det å vurdere implementering av en løsninger som gjør denne prosessen smidig, så automatisk som mulig.

Få frem deres historier

Rapporten skal skrives, og det kan ta tid. Ikke vent på at all data er på plass før man starter med tekstproduksjonen. Eksempelvis kan gode historier fra virksomhetens bærekraftarbeid trekkes frem uten at all data er tilgjengelig. Eller kanskje det er andre initiativer virksomheten tar del i som den har lyst til å fremheve? Generell informasjon om virksomheten er også noe som kan skrives om tidlig, og så kan eventuelle avsnitt som belager seg på data tilpasses etter hvert som den relevante dataen blir tilgjengelig.

Når man skriver en bærekraftrapport skal man være ærlig og åpen om utfordringer og sin egen bærekraftreise.

Når man skriver en bærekraftrapport skal man være ærlig og åpen om utfordringer og sin egen bærekraftreise. Det er viktig å ikke overdrive eller fortelle om alt man har tenkt å gjøre. Fokuser på tiltak som er gjennomført eller som er forankret og igangsatt. Grønnvasking er lett å oppdage og svekker troverdigheten til rapporten og selskapet generelt. Men det er også viktig å skrive engasjerende om fremgang og viktige milepæler. Gode historier gjør rapporten mer spennende å lese, og kan også inspirere andre virksomheter i sitt arbeid.

Ønsker dere å gjøre rapporten mer personlig, er et forord fra CEO, eller en annen leder i virksomheten, som oppsummerer årets utfordringer og høydepunkter også et godt tips. 

Husk å sette av tid til flere runder med gjennomlesning, og la andre i bedriften lese over og komme med tilbakemeldinger og kommentarer.

Få med deg de som er flinke til å skrive med på laget tidlig. Tall, gode historier og en kort god tekst gjør at rapporten blir lest og delt videre.

Ikke glem design og utrykk

Selv om innholdet er det viktigste, er en god visuell fremstilling vesentlig for formidling av komplekse data og for å skape engasjement hos leseren. Designet og illustrasjoner er en viktig del av historieformidlingen. Trekk gjerne inn historiske data selv hvis det er deres første bærekraftrapport, for å for eksempel illustrere klimagassutslipp over tid, andel kvinner i ledelsen og så videre. 

Jobber du i en mindre bedrift kan dere utarbeide enkle illustrasjoner og benytte seg av virksomhetens eksisterende design for finansiell rapportering. Ønsker dere å benytte dere av eksterne designere er det viktig å involvere disse tidlig i prosessen slik at de kan sette i gang med sin kreative prosess. Designere kan få mye ut av et førsteutkast, og ytterligere tekst kan enkelt plasseres inn i det grafiske designet. Det er viktig å få på plass en konkret bestilling og en god dialog med illustratør/designer. 

Du må tidlig vurdere hva som skal med i rapporten, og hva som kan legges ved som vedlegg. Det kan være smart å ikke inkludere alt for mye detaljer i selve rapporten, men heller legge ved utregninger, datagrunnlag og så videre som vedlegg. For å gjøre rapporten mer lesbar anbefales det også å inkludere en indeks på slutten slik at leser kan få en forklaring på forkortelser, eller for å kunne slå opp hvor i rapporten de ulike temaene er omtalt.

Publisering – skap engasjement!

Formålet med bærekraftrapporten er at den skal bli lest, og at den skal engasjere. Legg derfor en plan for hvordan man skal nå ut til flest mulig med rapporten når den publiseres. Samarbeid med kommunikasjonsavdelingen, HR og marked særlig hvis de ikke har vært en del av arbeidsteamet som har utarbeidet rapporten, og vurder de viktigste resultatene og mest spennende historiene som kan løftes frem på virksomhetens forskjellige kommunikasjonsplattformer.

Det ligger mye arbeid i en rapporten, noe som burde feires av de andre ansatte i bedriften.

Det ligger mye arbeid i en rapporten, noe som burde feires av de andre ansatte i bedriften. Skap internt engasjement og eierskap med et publiseringsarrangement eller lignende.

Vurder prosessen i etterkant

Selv med en god plan, og god tid, møter du ofte på utfordringer underveis. Når du fortsatt har prosessen ferskt i minne kan det være fruktbart å diskutere, og notere seg, hva som fungerte bra og hvilke prosesser som bør forbedres for å få på plass en mer effektiv rapport. Sett også gjerne opp et årshjul for det kommende året med informasjon om når prosessen bør starte opp igjen basert på erfaring med tidsbruk.

Lykke til i arbeidet med deres første bærekraftrapport! 

---