Uvanen deles av mange, men ikke alle. Fjorårets vinner av prisen Årets prosjektleder under årskonferansen til Project Management Institute (PMI) Norge, gjør det motsatte.
De siste dagene før et prosjekt skal være ferdig, har han nesten ikke mer arbeid igjen. Manbir Sawhney i konsulentselskapet Sopra Steria legger inn det meste av tiden og energien i starten av prosjektet. De siste dagene foregår derfor stort sett med hvilepuls. Dersom uforutsette hendelser oppstår på tampen, har han rikelige med tid til å gripe tak i dem.
Hvordan får han det til? I dette intervjuet forteller prosjektlederen om hans lederstil og vaner, og retter også en kritisk pekefinger mot det han mener er skadelige uvaner blant andre prosjektledere.
– Dette er en av kjepphestene mine, sier Sawhney. Alt for mange prosjektledere følger et «fire and forget»-prinsipp, mener han, og forklarer:
– Det er ikke nok bare å delegere bort en oppgave, og tro at det vil skje av seg selv. Det er ikke tilfellet. Man må aktivt følge opp deltagerne på et prosjekt, ellers kan man få seg en veldig stor overraskelse.
Manbir Sawhney er en av foredragsholderne ved Teknas prosjektkonferanse den 24. april. Meld deg på her!
Oppfølging, oppfølging, oppfølging
Sawhney forteller at oppfølgingen av hver enkelt prosjektmedarbeider er kritisk. Det trenger ikke å ta lang tid heller. Har du jobbet under Sawhney, har du trolig deltatt på et av hans lynkjappe statusmøter.
Ukentlig, eller daglig hvis det er behov, samler prosjektet seg til en statusrapport.
– Møtene er veldig spissede. Her har vi ikke mye tid, sier han.
Deltagerne får tre spørsmål. Hva har du gjort, hvilke utfordringer har du, og er det noen som kan hjelpe til med det?
– Det handler ikke om å nagle noen. Det handler om oversikt og å få kontroll på progresjon.
Møter face-to-face er mye enklere og raskere enn e-post, mener Sawhney. Kommunikasjonslinjen blir komprimert, og dersom problemer oppstår for en deltager, er det enklere å få hjelp når alle er samlet.
På det meste består møtet av 40 personer, men kan vare i kun 15 minutter. Hver person snakker kun 10-20 sekunder hver, så er møtet over.
Slukker branner
Sawhney er en brannslukker. Når prosjekter ikke har fungert, og man trenger noen til å ro prosjektet i havn, blir han hentet inn.
– Det trives jeg godt med, og det kan være innmari morsomt. Prosjektene pleier å være intense, og mye skal gjøres på kort tid. Vi må ha det veldig strukturert og organisert, men samtidig må vi ha det GØY. Ikke bare jobb, jobb, jobb, sier han.
Han har 16 års erfaring som teknisk konsulent og prosjektleder innenfor IT-bransjen. Han blir beskrevet som «en sterk leder som evner å stille kritiske spørsmål» av president Merete Munch Lange i PMI, som delte ut prisen i fjor.
Sven-Olav Svendsen, Sawhneys nærmeste overordnede i Sopra Steria, beskriver han som en prosjektleder med stålkontroll på alt som skal gjøres, samtidig som han får det beste ut av medarbeiderne sine.
Sawhney selv beskriver arbeidsmiljøet i prosjektene hans som lett og luftig. Har du en dårlig dag, så får du lov til å slippe ut frustrasjon.
– Det er veldig høyt under taket, med sleivete kommentarer som fyker frem og tilbake. Mange av kommentarene er rettet mot meg, og det er helt greit.
Knytt nettverk og få faglige innspill: På Teknas prosjektkonferanse vil du få ny innsikt og inspirasjon til å utvikle deg i rollen som prosjektleder.
Ikke kast bort tid! Still tydelige krav
Tydelighet er en nøkkel i ledelsesstilen hans. Alle i teamet skal ha en klart definert rollebeskrivelse. I starten av et prosjekt setter han seg ned sammen med hver enkelt medarbeider. Her utarbeider dem en aktivitetsliste.
– Hva skal du gjøre? Hvordan skal du gjøre det? Hva trenger du av andre ressurser? Oppgavene må brytes ned i tidsbolker på maksimalt 1-2 dager.
Målet er å kutte dødtid ved å unngå forvirring og usikkerhet. Han skisserer også opp tydelige eskaleringsveier som forteller hva man skal gjøre dersom det oppstår problemer. Får du et problem med arbeidsoppgavene dine, skal du vite hvem du skal ta kontakt med.
– Jeg har vært borti prosjekter der man ikke vet dette. Da går timene og dagene. Dette er grunnleggende ting, men veldig viktige for fremdriften av prosjektet.
Samtidig følger han møysommelig opp fremgangen. «Ifølge planen skal du være ferdig om seks timer. Hvordan ligger du an?» Slik unngår han å bli tatt på senga med en forsinkelse selv.
Lytt til de ansatte! De har de beste ideene
– Er det noen klassiske fallgruver når det kommer til prosjektledelse?
– Man må lytte til prosjektdeltakerne sine! Jeg forstår ikke hvorfor så mange ledere ikke skjønner dette. Du må både lytte til deltagerne, og ta det de sier inn over deg. Stort sett kommer de beste ideene derfra, sier Sawhney, og utdyper:
– De er lengre ned i grøten enn det du er. De jobber mer med materien. Du har det overordnede perspektivet, men de kan komme med de viktige nyanseringene. Det kan godt være at prosjektet du jobber på nå er det samme som du har jobbet med tidligere, men miljøet er kanskje annerledes. Da kan det være at du må gjøre finjusteringer.
Sawhney lar seg også irritere av mangel på tidsplan i mange prosjekter.
– Først må man lage en tidsplan, men så må den også brukes aktivt! Den skal ikke bare legges i en skuff. Den må tas opp på hvert møte. «Hvor er vi? Hva er det som skjer? Hvilke avvik har vi, og hvorfor?»
Han understreker at dette ikke bare er for deltagernes del. Det er også for styringseierne, slik at de vet at prosjektet har kontroll og hva det til slutt vil koste. Slik kommer det sjelden ubehagelige overraskelser på tampen av prosjektet.
Det problemet pleier i hvert fall ikke Sawhney å ha. De siste dagene kan han puste rolig ut. Jobben er allerede gjort.
Meld deg på Teknas prosjektkonferanse 2018! Årets tema er «Prosjektledelse i digitaliseringens tid – utfordringer og muligheter».
