Slik kan COVID-19 endre måten vi driver offentlige anskaffelser på

– Når alt er så usikkert som det er nå, kan vi ikke sitte på hver vår tue og lure på hva som skjer på den andre siden. Vi må snakke med hverandre, sier Kaj Marsh Duesund i Advokatfirmaet Grette.

Offentlige anskaffelser er en viktig del av AS Norge, og mer enn 500 milliarder kroner deles ut årlig. Duesund tror årets pandemi kan endre måten vi driver offentlige anskaffelser på.

– Vi er nok mer fleksible enn vi har vært villige til å innrømme, sier han.

Pandemien har ikke endret regelverket direkte, ifølge Duesund, men hvordan regelverket brukes i en del bransjer. Det har vist seg å ha et større handlingsrom enn det mange som jobber med anskaffelser tidligere har trodd.

– COVID-19 har endret måten vi kommuniserer på. Mange er blitt mer bevisste på mulighetsrommet som ligger i regelverket, sier juristen som har vært med på å utarbeide konkurransegrunnlaget for noen av Norges største anskaffelsesprosjekter.

– Det finnes mer enn nok digitale verktøy til å snakke sammen daglig og protokollføre fremdrift. Mye kan løses bare man er klar over hvor i løypa man er. De store sjokkene og tvistene kommer som regel av manglende eller feilslått dialog, dette gjelder også i konkurransefasen. Uenigheter underveis vil aldri helt forsvinne, men man kan legge opp til hyppigere og bedre kommunikasjon underveis.

Jobber du med offentlige anskaffelser? Duesund leder Tekna-kurset Offentlige anskaffelser: Fra A til Å og gir deg en grundig gjennomgang av regelverket.

Digitale møter og færre formkrav

Over natten tok videomøter over for fysiske møter i mars. Det tror advokaten vil fortsette.

– Jeg tror det blir mer vanlig med fleksible løsninger for gjennomføring av dialog og forhandlinger. Noen ganger er det mer hensiktsmessig å møtes digitalt. Det blir mindre reising, og det er enklere å sørge for at de riktige personer er til stede i møtene. Vi bor i et langstrakt land og den riktige ekspertisen kan sitte i alt fra Kristiansand til Alta. Dette åpner regelverket for, understreker Duesund.

Fleksibiliteten gjør seg også gjeldende når det kommer til å sette frister.

– Nå ser vi at det er en del forhold som vi ikke har kontroll på. Hvis bygget ditt er avhengig av stål, og tilgangen er begrenset i en periode, må man ta hensyn til det i anskaffelsen. Noen har løst denne usikkerheten ved å sette tentative frister, andre har valgt å sette delfrister og milepæler.

Mer dialog

Duesund tror terskelen for å benytte forhandling og dialog i anskaffelsesprosessen er blitt lavere.

– Jeg tror viruset kan føre til at vi i fremtiden vil gjennomføre flere anskaffelser med bruk av forhandlinger og dialog. COVID-19 viser oss nødvendighet av  kommunisere godt og være mer fleksibel. Og mange oppdager at regelverket åpner for mer fleksibilitet enn man tror, sier han.

– Dialog i konkurransefasen tar noe lengre tid, men det er ofte verdt det.

Det kan også bli hardere konkurranse om de offentlige kronene. Eksperten tror aktører som ikke har sett på det offentlige som et nøkkelmarked, nå har fått øynene opp for verdien av å ha flere bein å stå på økonomisk.

– Hvis du ikke har nok kunnskap om regelverket, mister du en mulighet, sier han.

Oppdag mulighetene

På Tekna-kurset Offentlige anskaffelser: Fra A til Å lærer du å benytte deg av mulighetsrommet som ligger i regelverket.

Både oppdragsgivere og leverandører deltar på kurset, som tar for seg en rekke viktige temaer:

• Endringer i anskaffelsesregelverket – ny lov og nye forskrifter
• Ny konkurranseform: Tilbudskonkurranse
• Kvalifikasjonskrav – når er leverandøren god nok til å være i konkurransen?
• Forhandle eller ikke forhandle?
• Nye avvisningsbestemmelser
• Tildelingskriterier og evaluering av tilbud – hvordan velge det beste tilbudet?
• Klagemuligheter og klagehåndtering
• Endringer i kontrakt etter kontraktsinngåelse