Informasjon, møter

Bruk av media 
Presentasjonsteknikk
Skriftlig fremstilling
Internett
Møter og møteledelse
Forhandlingsteknikk

Bruk av media

Redaksjonelle spalter og sendetid kan være en attraktive kommunikasjonskanaler. Her gjelder det å markedsføre ikke bare produktene, men også bedriften slik at den får et positivt omdømme, i markedet, i bransjen, blant leverandører og kunder, blant investorer og långivere, i arbeidsmarkedet, hos myndighetene, og i lokalsamfunnet.

For å vinne fram i redaksjonene må du både ha godt stoff, og håndtere det fornuftig. I boken Bruk Pressen på info focus AS gir Anders Cappelen mange gode råd. Som kriterier på godt stoff nevner han bl.a.:

• nyhet, ferskhet og ukjenthet
• konsekvens: jo større konsekvens, jo viktigere
• aktualitet, er saken aktuell i samfunnet
• konflikt og motsetninger
• positive nyheter kan også være godt stoff
• dramatikk, plutselige og uventede utspill
• person: menneskene bak nyheten
• nytte, vil informasjonen være til nytte for mange lesere/lyttere/seere
• eksklusivitet
• gode illustrasjoner
• geografisk nærhet til redaksjonen
• treffe en journalist som jobber med fagområdet
• 22. juli-tragedien viste at godt lederskap i kriser og katastrofer handler blant annet om informasjon, omsorg og motivasjon. Se artikkel i Ukeavisen ledelse.

I kontakt med media vil de grunnleggende spørsmål alltid være:

• er dette interessant for leserne/lytterne/seerne, og eventuelt hvorfor og hvordan, og
• hvilken mediekanal og journalist vil være mest interessert i å formidle nyheten/stoffet til de aktuelle målgruppene. Det er derfor sjelden smart å sende samme pressemelding til alle.

Boken til Anders Cappelen gir også nyttige tips om presentasjon av stoffet, med vinkling og tilpasning, kontaktkanaler og valg av tidspunkt, og hvordan man kan forberede seg til intervju, bl.a. ved forhåndstrening og "generalprøver". Og som vedlegg finner du bl.a. "Vær varsomplakaten", "Redaktørplakaten", og "Tekstreklameplakaten".

Intervjuet er den viktigste form for informasjon fra bedrift til redaksjon, og derfor avgjørende i informasjonsarbeidet mot pressen.

Når journalisten tar kontakt:

• Få klarhet i hva som er utgangspunktet m.h.t. kilder og kontakter, og hva slags informasjon som ønskes
• Be om å få komme tilbake om ½ time, dersom du trenger litt tid til å områ deg, og å oppdatere deg i saken det gjelder
• Skaff relevant informasjon, formuler hovedbudskapet kort, ha utfyllende faktainformasjon klar, og forbered deg på de vanskelige (og kanskje ubehagelige) spørsmålene som kan komme
• Ring tilbake til avtalt tid
• Prøv å avtale et personlig intervju hvis det kan være hensiktsmessig
• Om det er noe du ikke kan kommentere, gi en forklaring på hvorfor det er umulig
• Er du uenig i et spørsmål eller utsagn, kan du prøve å komme på offensiven ved å imøtegå det
• Regn alltid med at et telefonintervju blir tatt opp på bånd
• Om du etter intervjuet føler deg usikker på om viktige forhold ble klart nok belyst, kan du følge opp med en fax eller e-post som en utfyllende kommentar/presisering
• Be om å få intervjuet faxet eller mailet for å få ryddet ut eventuelle misforståelser før det blir trykket. Men bruk ikke denne muligheten til å endre på hele intervjuet

Når du tar kontakt:

• Vurder hvilke media, om du skal kontakte en eksklusivt, eller flere. Ønsker du stoffet i flere aviser, bør det komme på trykk samme dag. Ta hensyn til lokalaviser som ikke kommer ut hver dag
• Tenk gjennom hva som gjør dette spesielt interessant for målgruppen: emne eller geografi/lokalstoff, nyttig og aktuelt, nytt og ukjent, m.v.
• Tips en journalist ved en kort telefon, eventuelt fulgt opp av en fax eller e- post. Ta hensyn til avisenes morgenmøte, der jobbene fordeles
• Vurder tid og sted, ut fra hva du tror passer avisen, eventuelt ta dette spørsmålet opp gjennom personlig kontakt med vedkommende på forhånd. Vurder om det finnes en fagmedarbeider som vil være særlig interessert i saken
• Ha ingress-poeng, hovedbudskapene klar, gjerne med illustrasjoner, og med fokus på for eksempel faktaark, sitater, hva som er unikt, nytt, m.v.
• Vær kortfattet enkel og konkret, tenk på journalisten som skal omforme de hele til sin målgruppe på en interessant og fengende måte
• Prøv å legg inn positivt ladete ord og vendinger
• Føler du deg usikker kan du be om å få intervjuet faxet eller mailet for å få ryddet ut eventuelle misforståelser før det blir trykket. Men bruk ikke denne muligheten til å endre på hele intervjuet

For Intervju i radio og fjernsyn
gjelder reglene foran men kanskje i enda sterkere grad:

• Før et større og viktig intervju på fjernsyn kan du be om et prøveintervju på forhånd
• Ved opptak ligger en mulighet for redigering eller å gjøre nytt opptak
• Fordelen med direkte sending er at du ikke risikerer å bli kryssklippet
• Nøytral enkel klesdrakt og rolig høflig fremtreden er vanligvis en fordel
• Vær deg selv, og snakk åpent med journalisten på forhånd om eventuell nervøsitet
• Hold øyekontakt med journalisten under intervjuet. Se ikke på mikrofonen, og flakk ikke med blikket

Det finnes mange bra bøker om mediekontakt, men Bruk Pressen, av Andreas Cappelen kan i alle fall anbefales. Med boken følger også et lite praktisk lomme- hefte.

Kommunikasjon, en ikke alt for levende portalen for strategisk kommunikasjon, men med et omfattende artikkelarkiv, og oversikt over lenker og organisasjoner, bl.a. Kommunikasjonsforeningen.

Scanpix har Norges største digitale bildebase, med 2,6 millioner bilder fra næringsliv, politikk, vitenskap, kultur, og et stort persongalleri

Medietilsynet fører tilsyn med markeds- og eierforhold i dagspresse og kringkasting med hjemmel i medieeierskapsloven. Lovens formål er fremme ytringsfrihet, de reelle ytringsmulighetene og et allsidig medietilbud.

Presentasjonsteknikk
Ditt publikum vil normalt oppfatte budskapet gjennom syn og hørsel, og oppfattelsen vil avhenge av både intellekt/forståelse og følelser.

Her noen utfyllende momenter:

• Tenk gjennom hva du som deltaker opplever som en god og stimulerende presentasjon
• Tenk grundig gjennom formålet på forhånd: hva skal tilhørerne ha av nye kunnskaper, forståelse, holdninger, m.v. etter presentasjonen
• Tenk gjennom tilhørergruppens kompetanse og forutsetninger, spesielle interesseområder, m.v., og hvilke nytte de vil regne med å ha av din presentasjon
• Bygg opp en logisk progresjon, der du allerede fra starten samler deltakernes oppmerksomhet om det sentrale i emnet. Å starte med en lang presentasjon av egen bedrift er sjelden interessevekkende. Det kan gjerne høre med, men neppe som et hovedpoeng.
• Eventuelle lysark, elektroniske eller på plast, må ha lite tekst og stor skrift, og bare brukes for å gi oversikt og hovedpoenger
• Sjekk at lysark ligger riktig, at slides står riktig vei i kassetten (det er syv måter å sette dem feil på!)
• Vær grundig forberedt ved bruk av andre audiovisuelle hjelpemidler som lysbilledfremviser, video, overheadeprosjektør, m.v., og sjekk med arrangøren at alt det tekniske, inklusive eventuelt lydanlegg, flippover og tavle funksjonerer problemfritt
• En god naturlig kroppsholdning med avslappede bevegelser signaliserer sikkerhet og skaper tillit og positiv innstilling hos deltakerne
• Det gjør også en levende mimikk og smil
• Legg også vekt på å oppnå øyekontakt. Et fast blikk signaliserer åpenhet, ærlighet og selvtillit, og ved øyekontakt med tilhørerne får du også selv signaler om interesse, om usikkerhet, om stoffet oppfattes, m.v.
• Varier stemmeleie og bruk hånd- og armbevegelser for å understreke viktige momenter
• Det er bedre å snake for høyt enn for lavt. Sjekk at alle hører og ser. En slik avbrytelse viser bare at du bryr deg
• Bruk din personlige stil, og gjerne humor for å signalisere at du ikke tar deg selv for høytidelig
• Vitser og gode historier, gjerne selvopplevde, er bra hvis de har relevans til emnet. Men vær aldri morsom på andres bekostning, og heller ikke angående rase, religion, kjønn, sex, alkohol og stoff, det kan såre noen av deltakerne
• Har du utarbeidet et manuskript bør du unngå å lese opp fra det, bruk heller momenter i margen. (Jfr. 1. mai–taleren som hadde fått manus fra partisekretariatet, og som ved opplesingen også tok med forfatterens kommentarer, bl.a. "her heves stemmen")
• Vær nøye på å overholde tidsrammen, det av hensyn både til arrangøren, de som kommer etter deg i programmet, og deltakerne
• Forbered avslutningen godt, og ser du at tidsrammen ryker må du heller kutte i andre deler av presentasjonen. Slutten må være klimaks, med oppsummering av viktigste fakta og argumenter, anbefaling for videre handling, neste skritt, eventuell henvisning til kilder og skriftlig materiale, takk for oppmerksomheten, og eventuelt oppfordring til spørsmål
• Har du laget manuskript eller momenter bør du ha det til utdeling etter presentasjonen, eller sørge for at arrangøren kan distribuere det

En bra bok er Presentasjonsteknikk av Bjørn Lunden og Lennart Rosell.

Skriftlig fremstilling
Skriv bedre! Bruk mindre tid er en utmerket bok av Nils Petter Smeby, en nyttig bok for deg som skriver, og det gjør du vel?

Med utgangspunkt i en enkel mottakeranalyse og målanalyse viser han 15 knep som gjør teksten mer lettlest, og du får tips om ulike typer tekst, fra salgsbrev, rundskriv og jobbsøknader til referater, pressemeldinger og annonser. Om alle hadde fulgt disse rådene hadde kanskje verden vært enklere?

Nivåmetoden er utviklet særlig for de som skal skrive rapporter, saksdokumenter og liknende. Organiser stoffet fra kortfattet, oversiktlig innføring i øverste nivå, og så mer spesifikt og fordypende i nivåene under:

• Noen har bruk for hovedpoengene, sluttresultatet og konklusjonene
• Andre har bruk for bakgrunnen og argumentene, mens
• Spesialisten har bruk for detaljene og å kjenne argumentasjonen
• Det viktigste kommer alltid først, både i rapporten som helhet og i de enkelte delene
• Det viktigste fremheves grafisk i forhold til det som er mindre viktig, og
• Det som er interessant og aktuelt for få av leserne skyves bakover i rapporten

Mer om Nivåmetoden i boken Skriv rett: kvalitet og effektivitet i skriftlig kommunikasjon

Postverket laget for noen år siden et hendig brosjyre:
Skriv for å bli lest. Her får du gode enkle retningslinjer for skriftlig kommunikasjon: hvorledes skrive mer effektivt, og å få bedre effekt av det du skriver. Hør om postkontoret ditt fortsatt kan skaffe denne brosjyren.

Netmakings nettside inneholder gode råd for effektiv og profesjonell bruk av e-post.

Internett
Ved at du allerede er på Internett har du de grunnleggende forutsetninger for å nyttiggjøre deg dette mediet som informasjonssøker.

Å bruke Internett også for å informere andre om deg og dine tilbud er også relativt enkelt, og også rimelig i forhold til de fleste andre måter å informere markedet på.

I utgangspunktet kreves bare:

• Egne web-sider, med design og innhold
• En server, eller vertsmaskin, som din informasjon ligger på, og
• Domene, eller adresse, for hvor man kan finne fram til din informasjon

Videre er det viktig at denne adressen din blir knyttet opp mot andre web- sider der de som kan være interessert i dine tilbud ofte ferdes, slik at de blir oppmerksomme på deg. Det kan være både de generelle startsidene og søkemotorene, og sider knyttet til for eksempel ditt fag eller bransje, geografisk beliggenhet eller interesseområde.

Uninett Norid driver .no-domenet og vedlikeholder den sentrale databasen for alle norske domenenavn, og har ansvaret for utvikling av regelverket for .no etter brukernes ønsker og innenfor rammene av den norske domeneforskriften.

Her er det en flom av bøker, prøv BIBSYS, og søk på tittelord eller emneord Internett. Du får mange hundre treff, men sorter så etter dato, eller kombiner med andre søkeord som dekker ditt behov.

Samferdselsdepartementet (SD) og Post- og teletilsynet (PT), har i samarbeid med Forbrukerrådet og IKT-Norge har laget nyttige tips om bruk av e-post, slik at du unngår søppelpost Spam og virus, og Nettvett.no er et nettsted hvor du skal kunne finne informasjon, råd og veiledning om sikker bruk av Internett
Ukeavisen Ledelse tilbyr 10 nettverkstips

Møter og møteledelse
Et møte er gjerne det beste verktøyet for å kommunisere og engasjere, påvirke handlinger og resultater. Det kan brukes bl.a. til å formidle informasjon, oppfølging av saker, utveksling av erfaringer, løse problemer, og skaffe beslutningsgrunnlag.

Men er alle møter nødvendige og effektive? Møter koster penger. Vurder bl.a. følgende:

• Var emnet egnet for møtebehandling?
• Var formålet med møtet greitt definert?
• Var møtet godt planlagt og strukturert?
• Fikk du egnet og tilstrekkelig forhåndsinformasjon, tidsnok?
• Deltok de riktige personene?
• Fungerte de praktiske forholdene i møterommet bra, med størrelse, ventilasjon, plassering, hjelpemidler, servering, m.v.?
• Fungerte møteledelsen bra, ble det trukket konklusjoner som forventet da møtet ble berammet?
• Ble konklusjonene stadfestet i referat/notat fra møtet, med fordeling av oppfølgingsansvar?

Ulike typer møter kan ha ulike formål og forløp, for eksempel:

• Informasjons- og instruksjons- møte, i hovedsak enveis kommunikasjon men med opplegg for spørsmål og synspunkter
• Konsultasjonsmøte, for å få vurdert og eventuelt revidert beslutninger før de settes ut i livet
• Problemløsningsmøte, for å få fram kunnskap og kreativitet for best mulig løsning av et problem
• Idéutviklingsmøte, for utvikling av nye ideer, produkter, strategier, løsninger. Jfr Idédugnad og brainstorming

Et par praktiske detaljer, som kan være viktige:

• Sørg for god skilting, hvis ikke alle deltakerne er godt kjent med møtelokalet
• Sjekk grundig alt utstyr som skal brukes under møtet, og ikke minst at alle får se og høre godt
• Sørg for at sammendrag/hovedmomenter fra alle forberedte innlegg gjøres tilgjengelig for deltakerne, og orienter før innlegget om at det blir gjort

Er du leder, så vurder om det nødvendigvis er du som bør lede møtet.
Ukeavisen Ledelse gir råd om Hvordan styre effektive møter.

Oversikt over kurs- og konferansesteder finner du i bl.a. Kursagenten og Kursguiden. Bedriftskatalogen Proff tilbyr kursoversikt innen ulike fag og bransjer.

Se i VitAlt under Opplæring Undervisning for utfyllende informasjon.

Forhandlinger
Ofte er det i møter at beslutninger treffes, eller grunnlaget for beslutninger legges. Dette gjelder i både små og store forhold.

Med økende konkurranse og internasjonalisering må vi være forberedt også på tøffere forhandlinger i møte med profesjonelle forhandlere.

Effektive forhandlinger er avhengig av effektiv kommunikasjon. Innledningsvis er det derfor viktig å kommunisere synspunkter slik at partenes kanskje noe ulike perspektiv på saken blir noenlunde bra avklaret.

Som ved arrangement av møter generelt er det her særdeles viktig med god forberedelse. Tenk grundig gjennom på forhånd, eventuelt drøft gjennom med gode medarbeidere, bl.a. at:

• Målet er klargjort: Komme til enighet, Overtale den annen part (vinne), eller rett og slett Formidle en forståelse
• Du har tenkt gjennom både egen og motpartens styrke og svakheter, og begge partenes interesse av positivt resultat. Et resultat som ikke er til begge parters fordel er sjelden noe godt resultat
• Vurder konsekvensene av de ulike resultater som kan bli utfallet. Dette både for din egen del, og for å kunne formidle forståelse til motparten
• Du har tenkt gjennom om det er formålstjenlig å vise tillit eller ikke, å vise forsiktighet eller styrke, å vise smidighet eller fasthet, m.v.
• Åpningsfasen er positiv og konstruktiv, for å skape åpenhet, tillit, og det rette forhandlingsklimaet
• Gjennomføringsfasen er vel gjennomtenkt, med styring av forhandlingsløpet, være forberedt på de ulike typer innspill og forslag som kan komme, opplegg for pauser og konklusjoner underveis, og oppsummering og konklusjoner

Et opplegg som kalles prinsippforhandling bygger på fire grunnleggende elementer:

• Skill mellom sak og person
• Fokuser på interesser, ikke posisjoner
• Overvei flere muligheter før du bestemmer deg for hva du skal gjøre, og
• Krev at resultatet baseres på objektive kriterier

Forhandling.no er en ressursportal innen forhandlinger, med formål å gi nyttig informasjon om forhandlinger, og øke antall dyktige forhandlere i Norge.

Kort om forhandlingens faser finner du hos Adekvat.

Professor Jørn K. Rognes har skrevet boken Forhandlinger, og Ukeavisen Ledelse suppler med råd fra professor Bazermans 5 råd ved forhandlinger.

Inngåelse, forvaltning og opphør av kontrakter utgjør en viktig del av forretningslivet. Kontrakter regulerer forretningsrelasjoner både faktisk/økonomisk og juridisk. Ukeavisen gir veiledning for profesjonell kontraktsinngåelse.