Kjøp av konsulenttjenester

Også ved kjøp av tjenester er det viktig å sjekke ulike tilbud for å få best mulig betingelser. Det fokuseres mye på bankene, men hva med andre tjenesteleverandører, som f.eks. vedlikeholdere og web-hotell? Priser og betingelser varierer mye, og sjekk i alle fall oppsigelsesklausulen, slik at du ikke blir hengende med en avtale som du helst vil ut av. (Jfr "kataloghaier", som bevisst opererer med automatisk fornyelse og spekulerer i at godtroende kunder glemmer å avbestille).

Inngå aldri avtale med ukjente over telefon. Be om å få tilsendt forslag til avtale som du kan vurdere nærmere før du eventuelt aksepterer.

Konsulenthjelp kan særlig være aktuelt når

• du trenger kunnskap som ikke finnes i bedriften, 
• du trenger kapasitet i tillegg til bedriftens egen, eller
• ofte en kombinasjon av disse

Kanskje ønsker du også råd og veiledning i løpende ledelses- og administrative spørsmål, av en ekstern ressursperson som rådgiver og støttespiller.
Vurder bl.a.:

• hvilke behov du har, og om en ekstern konsulent kan dekke disse behovene
• hvordan finne og velge konsulent
• bruk av konsulent til de rette tingene, og på den rette måten
• om du kan vente resultater i forhold til kostnadene
• om du har kapasitet og kompetanse til å følge opp, - ekstern konsulenthjelp erstatter ikke eget arbeid, men stiller betydelige krav til problemformulering, styring og oppfølging

Som supplement til egne ressurser kan konsulenthjelp være aktuelt for f.eks.:

• å løse oppgaver av tidsbegrenset karakter, f.eks. i tilknytning til spesielle utviklings- eller omstillingsoppgaver
• spisskompetanse som det er vanskelig eller uforholdsmessig kostbart å utvikle i bedriften
• opplæring og kompetanseutvikling

Vær imidlertid klar over mulige problemer ved konsulentbruk:

• styringsproblem, hvis konsulentene overtar kontrollover gjennomføringen
• skaper avhengighet som gjør bedriften sårbar
• kompetanse og erfaring tappes fra bedriften, istedenfor oppbygging av intern kompetanse
• personalproblem og kostnadsproblem ved vesentlig høyere timepriser enn eget personale

En strategi for konsulentbruk kan bl.a. omfatte:

• vurdering/beskrivelse av bedriftens egen kompetanse
• behovet for kompetanse og kapasitet på kort og lang sikt
• betingelser ved kjøp av konsulenttjenester
• retningslinjer for hvordan konsulenter skal benyttes i organisasjonen
• krav til resultater, kompetanseoverføring og gjennomføring

Et trinnvis opplegg for konsulentbruk kan være:

1. Beskrivelse av oppgaven
   1. Definer propblemet, trenger du f.eks. ekspertkunnskap på et bestemt område, hjelp til å utforme strategier og planer, hjelp til konfliktløsing, hjelp til omstillingsprosesser, prosjektledelse, eller rett og slett rådgiving for ledelsen
   2. Vurder hvordan problemet skal angripes
   3. Avgrens oppgaven, fastsett mål og mandat
   4. Sett opp krav til konsulenten
2. Utvelgelse
   1. Finne et lite utvalg aktuelle konsulenter
   2. Utforming av forespørsel om tilbud, med krav til kompetanse, ressurser og framdrift, og forventninger til konsulentens arbeid og resultater av oppdraget
   3. Velge konsulent, ut fra bl.a. pris, betingelser, kompetanse, metode og arbeidsopplegg, referanser
   4. Inngå kontrakt, med rammer og pris, framdrift og varighet, konsulent person (er), sluttprodukt/resultat, rapportering og eventuell oppfølging/implementering, taushetsplikt, og eierskap til resultatene
3. Gjennomføring
   1. Planlegg oppgaven og samarbeidet i detalj, inklusive framdrift, sjekkpunkter med rapportering, og samarbeid med egne medarbeidere
   2. Få oppgaven gjennomført
   3. Avslutt oppdraget
   4. Gjennomføring/implementering

Oppdragsavtalen vil avhenge av bl.a. oppdragets art, bl.a. om det dreier seg om:

• Konsulentoppdrag, engasjement til å utføre et konkret arbeid med sluttprodukt, - da må oppdraget være definert og avgrenset på forhånd, og krav til sluttprodukt og resultat angitt
• Konsulentbistand, som ressursperson i en prosess, - da må konsulentens rolle i forhold til egen organisasjon defineres, f.eks. som prosjektleder, som ressursperson i en arbeidsgruppe, eller som tilleggsressurs i intern utvikling
• Samtalepart, engasjert for å gi råd og veiledning for ledelsen eller organisasjonen i en konkret situasjon, eller over en periode

For konsulentbistand og samtalepart vil det være naturlig å basere avtalen på pris pr. medgått konsulenttime. Da er det viktig at premissene og rammene for samarbeidet avklares godt på forhånd. For oppdrag bør det være mulig å inngå fastpriskontrakt, eventuelt timepris med maksimal ramme.

Som styringsredskap for gjennomføringen bør oppdragsgiver og konsulent i fellesskap utarbeide en prosjektplan, med bl.a.

• framdrift, med rapportering og sjekkpunkter/beslutningspunkter
• organisering, eventuelt med prosjektansvarlig og prosjektledelse
• forholdet til bedriftens egne ansatte, med tids- og ressursforbruk internt
• kompetanseoverføring
• opplegg for implementering/gjennomføring/oppfølging

Eksempel på Oppdragsavtale finner du også i Altinn under Dokumentmaler.

Statens standardavtaler for bl.a. kjøp at IT-anskaffelser og konsulenttjenester finner du hos DIFI (tidligere Statskonsult).

HR Norge gir eksempel på kontrakt ved kjøp av coaching.

Ukeavisen Ledelse bidrar med noen kjappe tips:

• Fokuser på resultatet
• Krev en løsning det er mulig å bruke, og
• Prøv om småskalaløsninger kan være fornuftig
• Aksepter trinnvise forbedringer, og
• Hold regelmessig kontakt

Sjekk også om du er mottakelig for coaching?

Et noe større verk, nærmest en lærebok i det å drive som konsulent, er boken
Bedriftskonsultasjon, redigert av Einar Marnburg. Her finner du mer om å arbeide som konsulent, om

• konsultasjon og etikk,
• konsulentroller, samarbeid og prosesskonsultasjon,
• holdninger og innstillinger,
• økonomisk beslutningsatferd,
• markedsføring og organisering,
• nettverksdannelser, og
• produktinnovasjon fra idé til produkt

I vårt kompliserte samfunn, med store krav til nyskaping og omstilling i næringslivet, stilles det store krav også til kvalifiserte veiledere. Det gjelder både de som har rådgiving og veiledning som primærfunksjon, som:

• konsulenter
• offentlige og halvoffentlige tiltaksapparat
• arbeidsmarkedsetaten,

og som tilleggsfunksjon, bl.a.:

• regnskapsførere og revisorer
• kunderådgivere i bank og forsikring
• anvendt forskning
• undervisning
• et mangfold av offentlige etater
• leverandører av utstyr, råvarer og tjenester f. ø.

Fra Tekna VitAlt vil vi gjerne peke på noen hovedmomenter for samarbeid mellom konsulent og oppdragsgiver:

1.  Konsulenten bør møte oppdragsgiver med: 

• åpenhet, - vær spørrende, ikke doserende 
• ydmykhet, - bedriften har hele kompetansespekteret, du har din spesialitet
• fortrolighet
• etikk og moral av høy standard 
• inspirasjon, - vis interesse, og gi konstruktive tilbakemeldinger
• konklusjoner, - hvem gjør hva, - og bedriften bør gjøre mest mulig (!)

2.  Konsulenten bør bidra til å avklare problemstillingene:
Ofte er det symptomene som utløser behov for råd og veiledning,
mens de reelle årsaker ligger i mer grunnleggende svakheter, som: 

• dårlig økonomistyring
• dårlig likviditetsstyring, høye omløpstider
• dårlig tilpasning til nye utviklingstrekk i marked og konkurransesituasjon
• svikt i kvalitet og service
• svakheter i ledelse, organisasjon, kompetanse og personalforhold
• svakheter i forholdet mellom eiere og ledelse
• m.v.

3.  Konsulenten bør avklare og vurdere bedriftens forutsetninger, sterke og svake sider:

• forutsetningene for å løse problemene og utnytte mulighetene
• ledelsens motivasjon og kompetanse
• motivasjon og kompetanse i organisasjonen
• ressurser f. ø.
• eksterne krefter og kompetanse å trekke på, som: 
  -  regnskapskontor, revisor
  -  bank 
  -  annen finansiering (Innovasjon Norge, m.v.) 
  -  leverandører
  -  kommune, tiltakskontor, lokalsamfunn
  -  samarbeid med andre bedrifter, nasjonalt/internasjonalt
  -  bedriftsutviklingsprogrammer, nasjonale/internasjonale

4.  Konsulenten bør bidra med spørsmål, tips, ideer, og aktivisere bedriften med:

• spørsmål, dels avklarende, dels ledende 
• tips, ideer, idedugnad
• nettverksfunksjon, hvordan utnytte tilgjengelige ressurser, informasjon og kompetanse, jf. bruk av Tekna VitAlt som verktøy

Bedriften må selv være hovedaktøren, ha hovedansvaret med hensyn til å trekke konklusjonene, og ha ansvaret for implementering/gjennomføring/oppfølging

Konsulentguiden gir en omfattende oversikt over konsulentbransjen i Norge.  Klikk på  Statistikk, så finner du konsulenter innen de ulike bransjer, til dels også med økonomitall. I bokform kommer den hvert år. 

Dagens Næringsliv og Teknisk Ukeblad har lansert KompetanseBørs, som en åpen arena, der man kan identifisere personer og bedrifter med kompetanse for ulike typer prosjekter og oppgaver. Der kan du registrere deg gratis.

Se også Tekna VitAlts sider om konsulenter innen de ulike bransjer, alt fra økonomi og ledelse til ingeniørfag, patentering og juridisk bistand.

Her er et enkelt eksempel på

OPPDRAGSVILKÅR 

KONSULT er et frittstående privat konsulentfirma, eid og ledet av N.N.

Dersom ikke særskilt avtale er inngått gjelder følgende avtale:

1. All tid som medgår til løsing av oppdraget - uansett hvor arbeidet utføres - blir belastet etter gjeldende timesats: kr 800 eks MVA. Likeledes belastes reisetid som oppdraget medfører innen normal arbeidstid (kl 0800-1600).
   Ved sammenhengende arbeid (evt. reise) vedrørende samme oppdrag belastes dog maksimalt 8 timer pr. dag.
2. Reise- og diettutgifter belastes i henhold til statens regulativ.
   Også eventuell kopiering og andre direkte utgifter med tilknytning til oppdraget belastes særskilt.
3. Eventuell bruk av engasjementsmedarbeidere eller spesiell eksperthjelp til deler av et oppdrag skjer på KONSULTs faglige og økonomiske ansvar, såfremt ikke annet er avtalt med oppdragsgiver.
4. Fakturering skjer pr. utløpet av hver måned, med mindre annet er avtalt.
   Fakturabeløpet forfaller til betaling straks ved mottakelse av fakturaen.
   Har betaling ikke funnet sted 14 dager etter at faktura er mottatt, beregnes 1 % rente pr. påbegynt måned fra forfall til betaling skjer.
5. Ansatte i KONSULT og eventuelle engasjementsmedarbeidere er forpliktet til, både under arbeidet og senere, å bevare taushet overfor uvedkommende om produksjonsmetoder, produkter, markedsdata, regnskapsdata o.a. forretningshemmeligheter som de i forbindelse med oppdraget blir kjent med.