Økonomistyring

Styret har hovedansvaret for forvaltning, regnskap og økonomistyring, mens revisor har ansvar for å påse at regnskapet er i henhold til gjeldende bestemmelser, herunder vurdere forutsetningen for videre drift.

Eksternregnskapet omfatter det som skal til for å dekke kravene fra omverden, alt fra aksjonærer og långivere til myndigheter og samfunnet for øvrig, mens internregnskapet gir grunnlaget for styring og intern kontroll med virksomheten.

Her følger noen tips om økonomistyring og rengskapsprinsipper. Men se også Tekna VitAlt-sidene med Infokilder økonomi for utfyllende informasjon.

For å overleve må bedriften gi positivt økonomisk resultat over tid. Selv med gode produkter og suksess i markedet kan det bli alvorlige problemer, som ofte skyldes:

• manglende forståelse for viktigheten av økonomisk styring
• mangelfull kunnskap i bedriftsøkonomi hos ledelsen
• mangel på tid, som gjør at interne arbeidsoppgaver som økonomistyring nedprioriteres
• Sentrale elementer i økonomistyringen er budsjettering, kalkyler, regnskap/bokføring, og analyse

Budsjettering 
Driftsbudsjettet 
Likviditetsbudsjettet 
Investeringsbudsjettet 
Kalkyler 
Regnskap 
Årsberetningen 
Små foretak 
Balanced Scorecard 
Nøkkeltall 
Skatteplanlegging

Budsjettering
Budsjetter er tallmessig konkretisering av mål for hele virksomheten i bedriften, brukket ned på virksomhetsområder, avdelinger, produkter, markeder, m.v.
Formålet er bl.a.:

• å stimulere en ønsket markeds- og kostnadsutvikling, med planer for hvordan denne utviklingen skal nås
• å sjekke at bedriften har, og eventuelt legge grunnlag for å skaffe, nødvendige ressurser for denne utviklingen
• å skape forståelse og motivasjon i organisasjonen for både mål, virkemidler og konsekvenser

Til budsjettene bør det knyttes forklarende kommentarer, også om forutsetningene som ligger til grunn, og de usikkerhetsmomenter som kan gjøre seg gjeldende.

Regnskapskommentarene tar gjerne utgangspunkt i budsjettene for perioden, med særlig vekt på avvik og endringer i forutsetninger og rammebetingelser.

På Altinns Budsjettguide finner du modeller for både Resultatbudsjett og Likviditetsbudsjett. Disse kan du kopiere og bruke som grunnlag for egne budsjetter.

På Innovasjon Norges sider finner du både mal for Forretningsplan med Veiledning. I finansieringssaker vurderer Innovasjon Norge de fakta og vurderinger du selv kan fremskaffe om forhold som innovasjonshøyde, konkurransesituasjon, bedriftsøkonomisk lønnsomhetspotensiale, personellmessig gjennomføringsevne, og økonomisk gjennomføringsevne. Sørg for å få klarlagt så tidlig som mulig om Innovasjon Norge kan bistå i forhold til dine utfordringer, ellers risikerer du å kaste bort mye av både tid og ressurser.

Beyond Budgeting, budsjettløs styring, er en styringsmodell "fra ambisjon til handling" uten bruk av budsjetter. Med kontinuerlig planlegging skal det legges mer fokus på verdiskaping. Denne modellen brukes av bl.a. store bedrifter som Statoil og Telenor.

Driftsbudsjettet
gir uttrykk for de mål du setter for inntjeningen minus kostnadene, noe som igjen viser målet for den totale inntjeningen.

På inntektssiden er årsbudsjettet gjerne satt sammen av måltall summert for hver måned og/eller måltall for hver gruppe produkter/tjenester.

Prisen på ditt produkt eller tjeneste bør være basert på markedssituasjonen: du må få betalt hva det er verd for kunden/brukeren. Så vil kostnadskalkylene vise hvordan lønnsomheten blir. Selger du via andre, f.eks. grossister og/eller detaljister, må du skaffe rede på avanseforholdene i bransjen, og distribusjonskostnadene fram til kunden.

Fratrukket de kostnader som varierer parallelt med salget får du Dekningsbidraget, som så skal dekke de faste kostnadene og overskuddet.

Eksempel på oppstilling av Driftsbudsjett finner du i flere av de håndbøkene og elektroniske hjelpemidlene som er listet under Infokilder økonomi i Tekna VitAlt.

Likviditetsbudsjettet
skal vise pengestrømmen inn og ut, inklusive låneopptak og nedbetaling av gjeld, betaling av investeringer som aktiveres, og MVA- og arbeidsgiveravgift terminer, m.v. Vær klar over at det slett ikke er sikkert at likviditeten blir god selv om driften viser overskudd. Kanskje er dårlig likviditet hyppigere årsak til konkurs enn dårlig lønnsomhet.

Likviditetsbudsjettet med tett oppfølging skal kunne gi deg grunnlag for å ta opp med banken likviditetsproblemer før de oppstår. Det gir deg økt tillit i banken, og bedre muligheter for å finne løsninger, enn om du venter til krisen er oppstått.

Også for likviditetsbudsjett finner du "mal" i flere av de håndbøkene og elektroniske hjelpemidlene som er listet under Infokilder økonomi.

Regnskapsførere og revisorer har dataprogrammer som beregner likviditetsbudsjett ut fra kombinasjon av månedlig driftsbudsjett, investerings- og finansieringsplaner.

Også banken din har modeller for likviditetsbudsjett, det kan være en god ide å utfordre banken til å kjøre en slik modell med deg.

Men legg inn en margin for at pengene kanskje ikke kommer inn akkurat som planlagt!

Investeringsbudsjettet
er kanskje det enkleste å utarbeide, fordi du har faste priser fra leverandørene å bygge på, og du vet hva du trenger. Men gjør du det? Kan du kutte kostnader og bedre likviditeten ved å

• kjøpe brukt?
• benytte underleverandører istedenfor å investere i utstyr som får lav utnyttelse?
• lease (leie) istedenfor å kjøpe?

Sjekk om det finnes regnskapsopplegg eller økonomistyringsprogrammer spesielt for din bransje. Det finnes bl.a. innen flere av primærnæringene, og i nye bransjer som akvakultur.

Kalkyler
er overslag over hva som går med av ressurser, i form av f.eks. tid, råvarer, energi, hjelpestoffer/verkstedmaterialer, kapasitet ved produksjonsutstyr, m.v., for å produsere en enhet av produktet/tjenesten.

Produktkalkyler utarbeides gjerne etter Bidragsmetoden, der Salgsinntekter minus Variable kostnader gir Dekningsbidraget, som så skal dekke de faste kostnader og overskuddet

Ved Selvkostkalkylen summeres de variable kostnader med de faste kostnader pr enhet, og differansen mellom denne summen og salgsprisen gir eventuell fortjeneste eller tap på produktet.

ABC-kalkyle, Aktivitetsbasert kostnadshenføring og styring, skal gi bedre grunnlag for å beregne produktkostnadene, men er mer komplisert å gjennomføre. Dette fordi også de indirekte kostnadene skal brytes ned og fordeles mer detaljert til de respektive nivå og funksjoner i bedriften.

For timeproduserende, ofte tjenesteytende, bedrifter er timen kostnadsbærer, og må kalkuleres ut fra de indirekte kostnader som fordeles på fakturerbare timer. Effektiviteten med hensyn til antall fakturerbare timer vil her være avgjørende for pris, konkurranseevne og lønnsomhet.

I en handelsbedrift legger du inn i kalkylene den bruttofortjeneste, avanse, som du må ha for å gi tilstrekkelig lønnsomhet totalt ved forventet omsetning.

For produksjonsbedrifter er det viktig å lage både for- og etterkalkyler vedrørende ordrer og produkter. Dette for å kunne analysere avvik for forbedring , og for å endre kalkylegrunnlaget for neste gang.

Investeringskalkyler som viser investeringens avkastningsgrad danner grunnlag for beslutning om investeringer. Aktuelle metoder er å beregne Internrenten for investeringen, eller å beregne nåverdien.

Adekvat har nyttige bedriftskalkulatorer for analyser og økonomiske beregninger, gratis på nettet.

Regnskap
Internt har regnskapet en viktig funksjon som budsjettoppfølging:
Er der alvorlige avvik, og eventuelt hvor og hvorfor? Og eventuelt hvilke tiltak bør settes i verk?

Tilsvarende har du gjerne behov for etterkalkyler for å vurdere inntjening og lønnsomhet for de forskjellige produkter og tjenester.

Altinn har en omfattende Regnskapsguide og veiledning om innberetning av mva.

Ny Regnskapslov ble vedtatt i 1998 og revidert i januar 2000. Hvis bedriften ikke fører regnskapet selv, men setter bort regnskapsføringen til andre, skal det være til en offentlig godkjent, registrert regnskapsfører. Se i Gule sider.

Plikten til å føre regnskap er regulert i Aksjeloven, Regnskapsloven, Bokføringsloven og i et utall forskrifter. Den nye Bokføringsloven med Nye Forskrifter er gjort gjeldende fra 1. januar 2006, med en del nye begreper og spesifikasjonskrav. Mer om dette i Finansdepartementets orientering Bokføring - nye plikter fra 2006. NOU 2002:20, som ligger til grunn for loven, er en utmerket lærebok i regnskap, med illustrasjoner og eksempler (Pdf format)

Det finnes en rekke små og store håndbøker om regnskapsføring, heriblant også gratis hefter utgitt av de større revisjonsfirmaene. Se mot slutten av disse sidene, under Kilder.

Norsk regnskapsstiftelse NRS, et samarbeidsorgan mellom myndighetene og revisor- og regnskapsførerforeningene, og i år 2000 ble det utarbeidet en egen regnskapsstandard om registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger.

Her følger i korte trekk noen grunnleggende regnskapsprinsipper:

• Transaksjonsprinsippet: Transaksjoner skal regnskapsføres til verdien av vederlaget på transaksjonstidspunktet, dvs. når det har skjedd en overføring av risiko og kontroll
• Opptjeningsprinsippet: Inntekt skal resultatføres når den er opptjent, normalt når det har funnet sted en salgstransaksjon *)
• Sammenstillingsprinsippet: Forutsetter periodisering av utgifter mellom regnskapsperioder, slik at utgifter kostnadsføres i samme periode som tilhørende inntekter inntektsføres *)
• Forsiktighetsprinsippet: Laveste verdi skal legges til grunn ved vurdering av omløpsmidler og nedskrivingsplikten for anleggsmidler, slik at ikke eiendeler overvurderes og forpliktelser undervurderes
• Sikring: Ved sikring mot tap skal gevinst og tap resultatføres i samme periode
• Regnskapsestimater: Usikre regnskapsstørrelser skal settes til forventet verdi ut fra den informasjon bedriften har når regnskapet utarbeides
• Kongruensprinsippet: Alle inntekter og kostnader skal føres over resultatregnskapet. Prinsippendringer og korrigering av feil fra tidligere perioder skal imidlertid føres direkte mot egenkapitalen *)
• Prinsippanvendelsen: Årsregnskapet skal utarbeides etter ensartede prinsipper, også når det gjelder flere selskap i samme konsern
• Fortsatt driftforutsetningen: Årsregnskapet skal utarbeides under forutsetning om fortsatt drift såfremt det ikke er sannsynlig at virksomheten vil bli avviklet. I Årsberetningen skal det eventuelt gjøres rede for eventuell usikkerhet i så måte
• God regnskapsskikk: Kravet om god regnskapsskikk gjelder som et supplement til Regnskapsloven, og en presisering av lovreglene

*) Små foretak kan gjøre unntak fra prinsippet når det likevel er i samsvar med god regnskapsskikk

I oppstillingen av Årsregnskapet er det gjort noen endringer i forhold til tidligere:

• I Balansen skal de minst likvide eiendelene presentres først, og tilsvarende skal egenkapital presenteres før gjeld
• I Resultatregnskapet skal Driftsresultatet vises som egen linje, med skille mellom drift og finans. Skattekostnad skal deles i skattekostnad knyttet til ordinært resultat og til eventuelle ekstraordinære poster
• For hver post i resultatregnskap, balanse og kontantstrømoppstilling skal det vises tilsvarende tall fra foregående årsregnskap

Årsberetningen skal bl.a. gi informasjon om:

• Arten av virksomhet, og hvor den drives
• Redegjørelse om fortsatt drift, og eventuell usikkerhet i så måte
• Redegjørelse om arbeidsmiljøet
• Redegjørelse om forhold som kan påvirke det ytre miljø
• Redegjørelse for årsregnskapet, herunder opplysninger for å kunne vurdere foretakets situasjon og resultat av virksomheten, eventuelle ekstraordinære forhold eller usikkerhet knyttet til årsregnskapet, og eventuelle vesentlige hendelser etter årsskiftet *)
• Redegjørelse for forventet fremtidig utvikling *)
• Forlag til resultatdisponering *)
• Undertegning, av samtlige styremedlemmer og eventuell daglig leder *)

*) kreves ikke av små foretak

Små foretak

Ved utarbeidelse av den nye Regnskapsloven er er det lagt vekt på at reglene for små foretak skal være så enkle som mulig. I loven er Små foretak definert som foretak som de siste to årsregnskap oppfyller minst to av følgende kriterier:

• mindre enn 40 millioner NOK i salgsinntekter
• mindre enn 20 millioner NOK i balansen
• færre enn 50 ansatte

I loven er det innført et nytt begrep: "god regnskapsskikk for små foretak", og for disse er det utarbeidet en regnskapsstandard av Norsk regnskapsstiftelse NRS. Denne innebærer at små foretak kan fravike noen av de kravene som gjelder større foretak, og som er listet foran.

Det holdes en rekke kurs i regi av Revisorforeningen, Regnskapsførererforeningen NARF, Econa, og av de større revisjons-, regnskaps- og konsulentbedriftene. Gjør deg opp en mening om hva du trenger, og søk tilbud ut fra det. La deg ikke styre av tilfeldige tilbud som dropper inn.

Fra tid til annen dukker det opp nye systemer for økonomistyring. Nullpunkt budsjettering var svært på moten for noen år siden. Nå kjøres det sterkt på systemer som tar hensyn til "den nye økonomien", med bruk av både elektroniske løsningsmodeller og verktøy, for å møte de nye kravene som bl.a. elektronisk handel og elektroniske styringssystemer ellers i bedriften stiller.

Balanced Scorecard (BSC)
er et verktøy som sies å utvide tradisjonell økonomistyring, og å sikre både langsiktighet, bredde og proaktiv styring av virksomhetene. Balanced Scorecard Forum Norge er etablert for å gi oppdatert informasjon om hva BSC er, hvordan det kan brukes, erfaringsutveksling, og om leverandører av løsninger og konsulenttjenester.

Nøkkeltall
Av et omfattende økonomisk materiale er det noen få nøkkeltall du må holde under oppsikt.
Det gjelder bl.a.:

• Likviditetsgrad 1: Omløpsmidler delt på Kortsiktig gjeld
• Dekningsgraden: Dekningsbidraget delt på Omsetning
• Nullpunktomsetning: Faste kostnader delt på Dekningsgraden = den omsetningen du minst må ha for å gå i balanse
• Resultatgrad: Resultat før renter delt på omsetning
• Soliditet, egenkapitalprosent: Egenkapitalen delt på Totalkapitalen

Disse nøkkeltallene satt sammen i et system kalles DuPont-modellen, som over en periode gir en god indikasjon på utviklingen. Tekno Inform tilbyr gratis en slik Du Pont-modell på nettet.

Se Tekna VitAlts sider om Økonomisk analyse for utfyllende informasjon og henvisninger.

Skatteplanlegging
er et omfattende emne, som du bør drøfte med revisor eller regnskapsfører. Bl.a. vil Delingsmodellen ha betydning både for valg av selskapsform og aksjonærsammensetning, og for finansieringsmåter, bl.a. leasing i forhold til lånefinansiering.